Grip op verzuim houden met goed verzuimbeleid

Ziekteverzuim kost je organisatie veel geld. Als werkgever ben je verantwoordelijk voor de loondoorbetaling en re-integratie van zieke medewerkers. Werkgerelateerd ziekteverzuim kost jaarlijks 6,1 miljoen (Arbobalans, 2020). Door het voorkomen van langdurig verzuim kun je geld besparen. Een goed ziekteverzuimbeleid is gebouwd op drie pijlers: preventie, begeleiding en re-integratie. Hieronder lees je waar een effectief verzuimbeleid uit bestaat.

Preventie

Een belangrijk onderdeel van het ziekteverzuimbeleid is preventie. Voorkomen is per slot van rekening beter dan genezen. Bij het preventiebeleid zijn de risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) en het plan van aanpak van belang. Als werknemers gezond en veilig kunnen werken dan kun je veel verzuim voorkomen. Zorg verder dat de basisvoorwaarden in orde zijn: een werkomgeving en gereedschappen die aan alle eisen voldoen, beveiliging van (gevaarlijke) machines, een goede werksfeer, toegang tot een bedrijfsarts en arbodeskundige en werknemers die uitgerust en goed geïnstrueerd aan het werk gaan.

Preventie is niet alleen een zaak van de werkgever, maar ook van de werknemer. Wijs je medewerkers ook op hun eigen verantwoordelijkheid. Bij gezondheidsklachten moeten ze tijdig aan de bel trekken en contact zoeken met de deskundige die je daarvoor hebt aangewezen.

Verzuim

Als een werknemer zich ziek meldt, is het verstandig om zo snel mogelijk te achterhalen wat er aan de hand is. De leidinggevenden spelen hierbij een belangrijke rol. Je kan ook de  arbodienstverlener een controle laten uitvoeren. Wat betreft de inrichting van de controles heb je als werkgever behoorlijk wat vrijheid. Een thuis controle kan bijvoorbeeld al op de eerste dag van de ziekmelding plaatsvinden. Hoe eerder de controle plaatsvindt, hoe sneller je eventuele problemen kan verhelpen. Voor de medische verzuimbegeleiding, die hoe dan ook een verplicht onderdeel vormt van het verzuimbeleid, moet je altijd een gecertificeerde bedrijfsarts inschakelen. Dat kan ook via een arbodienst. Pak het verzuim gestructureerd aan. Een helder verzuimprotocol met controlevoorschriften biedt duidelijkheid en houvast voor alle betrokkenen.

Re-integratie

Een ander punt van goed verzuimbeleid is re-integratie. Dat zijn alle maatregelen die je neemt om de medewerker weer aan het werk te krijgen. De Wet verbetering poortwachter schrijft tot in detail voor aan welke eisen de werkgever en de zieke werknemer op dit vlak moeten voldoen. Je moet als de werknemer langer ziek is, samen een plan van aanpak opstellen. Verder ben je verplicht om een re-integratiedossier aan te leggen en bij te houden, regelmatig te evalueren en contact te onderhouden met de bedrijfsarts. Van belang is ook dat je regelmatig met de zieke werknemer in gesprek blijft, zodat je goed op de hoogte blijft van de re-integratie. Om de begeleiding tijdens de re-integratie soepel te laten verlopen, moet je bij lang verzuim een casemanager aan de zieke medewerker toewijzen.

Dossier

Verzuimregistratie en dossiervorming zijn van essentieel. Bij een eventuele WIA-aanvraag moet je kunnen aantonen dat je gedurende de eerste twee ziektejaren je uiterste best hebt gedaan om de zieke werknemer weer aan het werk te krijgen. Daarvoor moet je kunnen laten zien dat je op de  vastgestelde tijdstippen in de Wet verbetering poortwachter actie hebt ondernomen. Dat kan alleen als je het verzuim en alle afspraken eromheen tijdig en nauwkeurig registreert. Doe je dit  niet, dan loop je het risico dat je langer dan twee jaar het loon moet doorbetalen. Zo’n loonsanctie kost veel geld. Er is nog een reden om het verzuim goed te registreren. Je krijgt zo meer inzicht in de oorzaken en het verloop van verzuim binnen je organisatie.

Houd ook grip op verzuim en de kosten die daarmee gepaard gaan. Volg de cursus Ziekteverzuim en re-integratie/