Verboden terrein: de mailbox van medewerkers 

Als werkgever moet je zorgvuldig omgaan met de privacy van je medewerkers. In principe mag je geen persoonlijke gegevens verwerken en delen. Wat je wel en niet mag doen staat in de AVG. Toch is het niet altijd zo zwart-wit.  

In principe mag je als werkgever geen persoonlijke gegevens van je medewerkers verwerken. Zo mag je geen persoonsgegevens opslaan, gebruiken en delen met anderen als daar niet een gegronde reden voor is. Welke dat zijn, staat in de Algemene Verordening gegevensbescherming. Er zijn echter situaties waarin de privacy van medewerkers wel in het geding kan zijn.   

Zieke medewerker 

Bijvoorbeeld als een medewerker ziek is en je de zakelijke mailbox van die medewerker wilt bekijken. Bijvoorbeeld omdat dat nodig is voor de voortgang van het werk en je die informatie niet op een andere manier kan verkrijgen. In de mailbox kunnen echter zowel zakelijke als privémails zitten. In dat laatste geval is de privacy van de medewerker in het geding. 

Je moet als werkgever dus goed kunnen onderbouwen dat het noodzakelijk is om langs deze weg de zakelijke mails en correspondentie te checken.  

Zelf e-mail checken 

Voordat je hiertoe overgaat kun je nog nagaan of de zieke medewerker zelf een aantal zaken kan doen: 

• Zelf de out-of-office-reply aanzetten. Dan hoe je niet zo vaak meer in de mailbox te kijken. 

• Zelf de mail te checken en de zakelijke mails door te sturen. Dan hoef je niet meer in de mailbox te kijken. 

• Vragen of een andere medewerker de mailbox van de zieke medewerker mag checken. Natuurlijk alleen als beiden daarmee instemmen. 

Als dit allemaal niet mogelijk is, mag de werkgever de mailbox checken. Let er daarbij op dat je alleen de zakelijke e-mails leest en open geen e-mails die privé lijken te zijn. Bedenk dat alle handelingen traceerbaar zijn, dus let hier goed op. 

Wil je meer weten over de privacybescherming van medewerkers? Schrijf je dan snel in voor de Cursus omgaan-met-privacy.