Dossiers houden je personeelsadministratie op orde 

Er gaan dagelijks talrijke gegevens door je handen. Een deel daarvan moet je verplicht bewaren in een dossier. Het is handig om onderscheid te maken tussen een individueel dossier en een collectief dossier. Daarmee maak je het jezelf makkelijk. 

In een individueel dossier kun je de persoonlijke gegevens van de werknemer opnemen. Denk hierbij aan de verplichte stamkaart, met daarop de naam, het adres en de nationaliteit van de werknemer. Zo zijn er nog een aantal gegevens die thuishoren in dit dossier. 

Kopie identiteitsbewijs 

De kopie van het identiteitsbewijs is een belangrijk onderdeel van het individueel dossier. Je bent namelijk verplicht een papieren kopie op te nemen. Alleen een gescande variant is niet geldig. Controleer het identiteitsbewijs op echtheid en geldigheid voor je een kopie maakt. Mocht de geldigheid verlopen, dan hoef je geen nieuwe kopie te maken. Het is alleen van belang dat het document geldig is op het moment dat het dienstverband van de werknemer start. Een rijbewijs is overigens geen geldig document. Hierop ontbreekt de nationaliteit van de werknemer. Een paspoort of identiteitskaart zijn wel geldig. 

Collectief dossier 

Sommige gegevens zijn handig om in een collectief dossier te bewaren. Dat geeft jou overzicht. Denk bijvoorbeeld aan de gegevens over vakantie, zoals aanvraagformulieren en goedkeuringen. Bij het maken van een vakantieplanning heb je deze gegevens allemaal tegelijk nodig, daarom is het handig ze bij elkaar te bewaren. Ook gegevens over ziekte en re-integratie, zoals ziek- en betermeldingsformulieren kun je bewaren in het collectief dossier. 

Financiële informatie 

In het salarisdossier kun je salarisgegevens van medewerkers bewaren, zoals de loonbelastingverklaring, loonstrookjes, jaaropgaven, uitkeringen, toeslagen en subsidies. Maar ook informatie over financiële regelingen, zoals een auto van de zaak, kinderopvang en de reiskostenregeling. Het verslag van een functionerings- of beoordelingsgesprek hoort niet thuis in de personeelsadministratie. Het is aan de direct leidinggevende dit soort documenten te bewaren. 

Bewaartermijnen 

Sommige gegevens moet je verplicht voor een vastgestelde periode bewaren. De verplichte personeel- en salarisgegevens moeten zeven jaar bewaard worden. De kopie van het identiteitsbewijs, loonbelastingverklaringen, gegevens voor loonheffingen en bijlagen studenten- en scholierenregeling moet je vijf jaar bewaren. Let op: Bewaar nooit medische gegevens in de personeelsadministratie. Alleen de bedrijfsarts mag deze gegevens verwerken. 

Wil je geen fouten maken bij het aanleggen van een personeelsdossier? Volg dan de Basiscursus Medewerker personeelszaken.