Hoe functieprofielen houvast bieden

Als medewerker personeelszaken of HRM ben je bij verschillende organisatieprocessen betrokken. Bij veel van deze processen staan medewerkers centraal. Of het nu gaat om opleiden en ontwikkelen van medewerkers of beoordelen en functioneren, functieprofielen helpen je bij de uitvoering van deze taken. Ze maken duidelijk wie waarop aangesproken kan worden. Samen met competentieprofielen maken ze het bovendien mogelijk om te sturen op resultaten.

Vereisten voor de functie

Een functieprofiel bevat de werkzaamheden, vereisten waar een medewerker aan moet voldoen en doelstellingen voor de functie. Een functieprofiel opstellen kan op ieder gewenst moment. Denk niet alleen na over individuele functies, maar ook over de samenstelling van uw personeel binnen een afdeling of de hele organisatie. De functiebeschrijving en het competentieprofiel beschrijven gedetailleerd wat een specifieke functie inhoudt. Je start met het beantwoorden van de vraag: ‘Wat moet de medewerker doen?’

Profiel van de medewerker

Het competentieprofiel beschrijft het profiel van een medewerker die een bepaalde functie uitoefent. Met andere woorden: wat moet de medewerker kennen en kunnen voor deze specifieke functie? En welke attitude is cruciaal om het werk goed uit te voeren?’ Je kan het beste het aantal competenties in een profiel beperken tot maximaal zeven. Zo voorkom je medewerkers denken dat alles even belangrijk is. Bovendien dwingt het je om te bepalen welke competenties essentieel zijn. Je kan hierbij gebruikmaken van een competentieboek. Daarin staan voorbeelden van de beschrijving van de competenties.

Beschrijving van gedrag

Om competenties meetbaar te maken, vertaal je ze naar gedragsindicatoren die je kan observeren in de praktijk. Een gedragsindicator is een beschrijving van gedrag dat aantoont of iemand een competentie bezit. Zorg dat de indicatoren meetbaar en objectief zijn. Ook moeten ze voor de medewerkers herkenbaar zijn. Om te beginnen kun je enkele kerncompetenties bepalen die gelden voor alle medewerkers. Deze competenties sluiten nauw aan bij de missie en visie van de organisatie. Het zijn vaak algemene competenties, zoals samenwerken, communiceren, respect en klantgerichtheid.

Vervolgens kun je competenties maken met voorbeeldgedragingen op verschillende niveaus (beginner, operationeel, tactisch en strategisch). Bepaal de startcompetenties per functie: Wat heeft een startende medewerker minimaal nodig heeft om aan de functie te beginnen? Soms is een diploma vereist. In dat geval voeg je die toe aan de starcompetenties.

Benieuwd naar andere toepassingen van functieprofielen en competenties, bijvoorbeeld bij werving en selectie? Bekijk onze training Basiscursus medewerker personeelszaken.