De kunst van het vragen stellen

Voor HR is communicatie van groot belang. U voert gesprekken met de directie en medewerkers over arbeidsvoorwaarden, contracten, opleidingen en dergelijke. Daarnaast moet u adviseren en bemiddelen bij conflicten. Het stellen van vragen is een belangrijk onderdeel van de communicatie. Goede vragen stellen is voor veel mensen moeilijker dan goede antwoorden geven. Vragen stellen heeft alles te maken met luisteren en interpreteren. Met meer inzicht in het stellen van vragen kunt u als HR-professional veel meer bereiken in uw werk.

Doelen

Bij vragen stellen zijn doelen van belang. Afhankelijk van het doel formuleert u de vraag. Als u een gesprek wilt beginnen of op gang wilt helpen dan is een vraag een goede manier om dat te bereiken (“Hoe gaat het?”). Als u de leiding in het gesprek wilt hebben dan kunt u starten met een vraag te stellen. U geeft daarmee aan dat u bepaalt waarover gepraat gaat worden. U kunt uit 2 soorten vragen kiezen: open en gesloten vragen. Een open vraag is een vraag die uw gesprekspartner uitnodigt om veel informatie te geven. Ze vragen vaak naar het wat, waar, wie, waarmee en het hoe (“Wie zijn onze high potentials?”).  Bij een gesloten vraag kan de ander alleen een voorgecodeerd antwoord geven. Dat is vaak ‘ja’ of ‘nee’ (“Gaat u akkoord met het arbeidscontract?”). Gesloten vragen beperken dus de antwoordmogelijkheden, maar ze zijn handig om toe te passen wanneer u behoefte hebt aan specifieke informatie.

Slechte vragen

Er zijn naast goede vragen ook slechte vragen. Slechte vragen stellen overkomt iedereen wel eens. U stelt een open vraag terwijl een gesloten vraag beter was geweest. Soms is de vraag suggestief. Uw eigen idee of mening zit in de vraag. U suggereert een antwoord (“Vind je ook niet dat de werkdruk te hoog is?”). Het gevolg van zo’n vraag kan zijn dat de ander niet meer durft zijn eigen mening te geven als uw mening al in de vraag zit. Andere slechte vragen zijn bijvoorbeeld als de vraag niet duidelijk is of u weet het antwoord al. Dat kan irriteren. Een ander voorbeeld van een slechte vraag is dat u in één keer twee vragen tegelijk stelt. Als u dat doet dan krijgt u vaak alleen antwoord op de makkelijkste vraag. Vragen die beginnen met ‘waarom’ zijn ook niet goed. Het lijkt een goede open vraag, maar u krijgt meestal een lang en vaag antwoord. Dat is niet wat u wilt. De waaromvraag is bovendien een vorm van kritiek (“Waarom is het ziekteverzuim zo hoog op uw afdeling?”). De gevolgen van slechte vragen kunnen zijn dat uw gesprekspartner geïrriteerd raakt en dat is meestal niet uw doel.

Actief luisteren

Vragen stellen en luisteren horen bij elkaar. Als u goed luistert weet u wat u moet vragen. Luisteren heeft voor velen een wat passieve betekenis. U luistert bijvoorbeeld naar muziek of een podcast. U kunt ook actief luisteren.  Actief luisteren betekent vertellen wat u denkt dat de ander bedoelt (“Klopt het dat u een andere functie wilt?”). De ander kan zo controleren of zijn boodschap juist is overgekomen.