De kunst van het vragen stellen

Voor HR is communicatie van groot belang. Je voert gesprekken met de directie en medewerkers over arbeidsvoorwaarden, contracten, opleidingen en dergelijke. Daarnaast moet je adviseren en bemiddelen bij conflicten. Het stellen van vragen is een belangrijk onderdeel van de communicatie. Goede vragen stellen is voor veel mensen moeilijker dan goede antwoorden geven. Vragen stellen heeft alles te maken met luisteren en interpreteren. Als je weet hoe je de juiste vragen moet stellen, kan je als HR-professional veel meer bereiken. 

Bij vragen stellen zijn doelen van belang. Afhankelijk van het doel formuleer je de vraag. Als je een gesprek wilt beginnen of op gang wilt helpen dan is een vraag een goede manier om dat te bereiken (“Hoe gaat het?”). Als je de leiding in het gesprek wilt hebben dan kan je starten met een vraag te stellen. Je geeft daarmee aan dat jij bepaalt waarover gepraat gaat worden.  

Open vragen 

Je kan uit 2 soorten vragen kiezen: open en gesloten vragen. Een open vraag is een vraag die je gesprekspartner uitnodigt om veel informatie te geven. Meestal vraag je dan naar het wat, waar, wie, waarmee en hoe (Wie zijn onze high potentials? Wat kan er beter volgens jou?). Bij een gesloten vraag kan de ander alleen met ‘ja’ of ‘nee’ antwoorden (Gaat u akkoord met het arbeidscontract?). Gesloten vragen beperken dus de antwoordmogelijkheden, maar ze zijn handig als je behoefte hebt aan specifieke informatie. 

Slechte vragen 

Naast goede vragen zijn er ook slechte vragen. Slechte vragen stellen overkomt iedereen wel eens. Je stelt een open vraag, terwijl een gesloten vraag beter was geweest. Soms is de vraag suggestief. Dan zit je eigen idee of mening in de vraagbesloten. Je suggereert een antwoord (Vind je ook niet dat de werkdruk te hoog is?). Het gevolg van zo’n vraag kan zijn dat de ander zijn eigen mening niet meer durft te geven. 

Open deuren 

Andere slechte vragen zijn bijvoorbeeld onduidelijke vragen of open deuren. Of je stelt in één keer twee vragen tegelijk. Als je dat doet, krijg je vaak alleen antwoord op de makkelijkste vraag. Vragen die beginnen met ‘waarom’ zijn ook niet goed. Het lijkt een goede open vraag, maar je krijgt meestal een lang en vaag antwoord. Dat is niet wat je wilt. De waarom-vraag is bovendien een vorm van kritiek (Waarom is het ziekteverzuim zo hoog op uw afdeling?). De gevolgen van slechte vragen kunnen zijn dat je gesprekspartner geïrriteerd raakt en dat is meestal niet je doel. 

Actief luisteren 

Vragen stellen en luisteren horen bij elkaar. Als je goed luistert weet je wat je moet vragen. Luisteren heeft voor velen een wat passieve betekenis. Je luistert bijvoorbeeld naar muziek of een podcast. Maar je kan ook actief luisteren. Actief luisteren betekent vertellen wat je denkt dat de ander bedoelt (Klopt het dat je een andere functie wilt?). De ander kan zo controleren of zijn boodschap juist is overgekomen.   

Wil je ook weten hoe goed luisteren en vragen stellen kan helpen bij conflicten? Volg dan de Training Conflicthantering.