Tips voor het voortgangsgesprek

Het voortgangsgesprek is bij veel organisaties nog steeds het tweede gesprek in de ontwikkel- en beoordelingscyclus. In de moderne gesprekscyclus komt dit gesprek vaker voor. Tijdens zo’n gesprek bespreek je samen met de medewerkerde stand van zaken rondom functioneren en het realiseren van de doelen. Ook andere onderwerpen kunnen aan de orde komen.  

Er zijn geen vaste regels over het inplannen van een voortgangsgesprek, maar let in ieder geval op de volgende punten: 

• Zorg dat je extra aandacht geeft aan de werknemer als hij/zij daarom vraagt of als de werknemer niet goed functioneert. 

• Let op als het werk of de afspraken veranderen. Wat betekent dit voor de doelstellingen en het functioneren van de werknemer. Zorg dat je gespreks- en onderhandelvaardigheden op orde zijn, want de belangen van de werknemer en de werkgever kunnen soms uiteenlopen. 

• Zorg dat je de nadruk legt op de huidige werkzaamheden en die van de komende periode. Ga het dus niet hebben over het vorige jaar. Dat is een valkuil. 

• De afspraken van het doelstellingengesprek zijn het vertrekpunt! 

• Bespreek de behaalde resultaten tot nu toe en kijk wat moet er nog gebeuren. Wat heeft de medewerker hierbij nodig? Plan eventueel een cursus in. 

• Betrek ook de samenwerking met anderen. De meeste werknemers moeten met anderen samenwerken om hun doelen te realiseren. Luister goed naar de argumentatie van de werknemer. Zo kom je veel te weten over de omstandigheden in de organisatie. 

• Bespreek ook wat goed gaat. Waar is hij/zij trots op? Dit motiveert meer dan voortdurend over tekorten en tegenslagen praten. 

• Maak heldere afspraken over eventuele bijstelling van te behalen resultaten. Wees duidelijk in wat meer, minder, anders of sneller geleverd moet worden. 

• Maak afspraken SMART! (Specifiek en concreet, Meetbaar, Acceptabel voor beide partijen, Realistisch en Tijdsgebonden) Zo zijn er geen misverstanden over wat is afgesproken. 

• Zet de hoofdlijnen en afspraken van het voortgangsgesprek op papier. Veel organisaties gebruiken hiervoor een standaardformulier. Zorg dat het verslag wordt ondertekend en voeg het daarna toe aan het personeelsdossier. 

Wil je meer handvatten voor een goede gesprekscyclus? Schrijf je dan snel in voor de Training Effectief functioneren en beoordelen.