Het voortgangsgesprek is het tweede gesprek in de ‘ontwikkel- en beoordelingscyclus’. Tijdens zo’n gesprek bespreekt u samen met de werknemer de stand van zaken rondom het realiseren van de doelen uit het doelstellingsgesprek. Ook andere onderwerpen kunnen aan de orde komen. Er zijn dan ook geen vaste regels over het inplannen van een voortgangsgesprek, maar let in ieder geval op de volgende punten:
- Zorg dat u extra aandacht geeft aan de werknemer als hij/zij daarom vraagt of als de werknemer niet goed functioneert.
- Let op als het werk of de afspraken veranderen. Wat betekent dit voor de doelstellingen en het functioneren van de werknemer. Zorg dat u uw gespreks- en onderhandelvaardigheden op orde zijn, want de belangen van de werknemer en de werkgever kunnen soms uiteenlopen.
- Zorg dat u de nadruk legt op de huidige werkzaamheden en die van de komende periode. Ga het dus niet hebben over het vorige jaar. Dat is een valkuil.
- De afspraken van het doelstellingengesprek zijn het vertrekpunt!
- Bespreek de behaalde resultaten tot nu toe en kijk wat moet er nog gebeuren. Wat heeft de medewerker hierbij nodig? Plan eventueel een cursus in.
- Betrek ook de samenwerking met anderen. De meeste werknemers moeten met anderen samenwerken om hun doelen te realiseren. Luister goed naar de argumentatie van de werknemer. Zo komt u veel te weten over de omstandigheden in de organisatie.
- Bespreek ook wat goed gaat. Waar is hij/zij trots op? Dit motiveert meer dan voortdurend over tekorten en tegenslagen praten.
- Maak heldere afspraken over eventuele bijstelling van te behalen resultaten. Wees duidelijk in wat meer, minder, anders of sneller geleverd moet worden.
- Maak afspraken SMART! (Specifiek en concreet, Meetbaar, Acceptabel voor beide partijen, Realistisch en Tijdsgebonden) Zo zijn er geen misverstanden over wat is afgesproken.
- Zet de hoofdlijnen en afspraken van uw voortgangsgesprek de afspraken op papier. Veel organisaties gebruiken een standaardformulier hiervoor. Zorg dat het verslag wordt ondertekend en dan kan het in het personeelsdossier