13 tips voor het beoordelingsgesprek

Goed voorbereid aan de slag

Veel organisaties hebben een ‘ontwikkel- en beoordelingscyclus’. Daarmee koppelen ze de bedrijfs- en afdelingsdoelstellingen aan de individuele doelstellingen van de werknemers. In twee of drie soorten gesprekken maken werkgever en werknemer hier afspraken over.

Voorbereiden

Het beoordelingsgesprek is het laatste gesprek in de ‘ontwikkel- en beoordelingscyclus’. Het functioneren van de medewerker tijdens het afgelopen jaar wordt beoordeeld en besproken. De afspraken uit het doelstellings- of functioneringsgesprek en het voortgangsgesprek zijn het uitgangspunt voor het beoordelingsgesprek. Hoe duidelijker de doelen en afspraken zijn, hoe minder verrassingen dit gesprek nog op zal leveren. Toch is het verstandig om dit gesprek goed voor te bereiden, want er hangt veel vanaf. Let daarbij op de volgende 13 punten:

Voor het gesprek

1. Denk goed na over de te bereiken doelen en resultaten. Wat is er afgesproken en is dat ook gehaald? Als het goed is, staan de afspraken op papier.
2. Wees objectief bij het beoordelen. Er zijn veel verschillende factoren die een rol spelen bij het halen van de doelen. Probeer daar rekening mee te houden.
3. Schat in of het gesprek lastig wordt. Denk vast na hoe je gaat reageren op de emoties van de werknemer. Als je moeite hebt met emoties en spanningen, school je dan bij.
4. Stel vast wat de consequenties zijn van de beoordeling. Zoek zo nodig de rechtspositionele gevolgen uit.
5. Beoordelingsgesprekken kosten veel tijd. Reserveer minimaal drie kwartier voor een gesprek en houd rekening met ‘uitlooptijd’. Plan de gesprekken ruim van te voren.

Tijdens het gesprek

1. Start het gesprek met de beoordeling. Dat haalt de ergste spanning weg. Als het goed is komt dit niet als een verrassing. De werknemer weet vaak zelf welke afspraken gehaald zijn. Het is geen verrassing als er gedurende de hele periode regelmatig contact is tussen leidinggevende en werknemer.
2. Zorg dat de beoordeling helder en concreet is. Vaak zijn er verschillende categorieën hoe de werknemer kan scoren. Het meest eenvoudige is uitstekend, goed, voldoende, matig en onvoldoende. Iedere afspraak is zo te beoordelen.
3. Geef de zwaarte aan van de gemaakte afspraken. Is iedere afspraak even belangrijk? En is dit voor de werknemer duidelijk?
4. Kijk bij het gesprek ook vooruit. Wat zijn de gevolgen van de beoordeling en welke vervolgstappen zijn er nodig? Hierover kunt u dan in het doelstellings- of functioneringsgesprek verder over praten.
5. Zorg dat het beoordelingsgesprek ook een gesprek is. Niet alleen u, maar ook de werknemer moet voldoende tijd krijgen om over de beoordeling te praten. Luister goed naar  de argumentatie van de werknemer. Zo komt u veel te weten over de omstandigheden in de organisatie.
6. Vat aan het einde van het gesprek de conclusies samen en eindig met een compliment.

Na het gesprek

1. Leg de beoordeling vast. Veel organisaties werken met een formulier. Dat geeft houvast tijdens het gesprek.
2. Zorg dat werkgever en werknemer de beoordeling tekenen. Geef een exemplaar aan de werknemer en doe het origineel in het personeelsdossier.