13 tips voor het beoordelingsgesprek

In veel organisaties hebben een ‘ontwikkel- en beoordelingscyclus’. Daarmee kan je de organisatie-, team- en afdelingsdoelstellingen koppelen aan de individuele doelstellingen van de werknemers. In een cyclus van verschillende gesprekken maak je hier met je medewerkers afspraken over.

Het beoordelingsgesprek is het laatste gesprek in de ‘ontwikkel- en beoordelingscyclus’. Het functioneren van de medewerker tijdens het afgelopen jaar of de afgelopen periode wordt beoordeeld en besproken. De afspraken uit het doelstellings- of functioneringsgesprek en het voortgangsgesprek zijn het uitgangspunt voor het beoordelingsgesprek. Hoe duidelijker de doelen en afspraken zijn, hoe minder verrassingen dit gesprek nog zal opleveren. Toch is het verstandig om dit gesprek goed voor te bereiden, want er hangt veel vanaf. Let daarbij op de volgende 13 punten:

Voor het gesprek

Denk goed na over de te bereiken doelen en resultaten. Wat is er afgesproken en is dat ook gehaald? Als het goed is, staan de afspraken op papier.

Wees objectief bij het beoordelen. Er zijn veel verschillende factoren die een rol spelen bij het halen van de doelen. Probeer daar rekening mee te houden.

Schat in of het gesprek lastig wordt. Denk vast na hoe je gaat reageren op de emoties van de werknemer. Als je moeite hebt met emoties en spanningen, school je dan bij.

Stel vast wat de consequenties zijn van de beoordeling. Zoek zo nodig de rechtspositionele gevolgen uit.

Beoordelingsgesprekken kosten veel tijd. Reserveer minimaal drie kwartier voor een gesprek en houd rekening met ‘uitlooptijd’. Plan de gesprekken ruim van tevoren.

Tijdens het gesprek

Start het gesprek met de beoordeling. Dat haalt de ergste spanning weg. Als het goed is komt dit niet als een verrassing. De werknemer weet vaak zelf welke afspraken gehaald zijn. Het is geen verrassing als er gedurende de hele periode regelmatig contact is tussen leidinggevende en werknemer.

Zorg dat de beoordeling helder en concreet is. Vaak zijn er verschillende categorieën hoe de werknemer kan scoren. Het meest eenvoudige is uitstekend, goed, voldoende, matig en onvoldoende. Iedere afspraak is zo te beoordelen.

Geef de zwaarte aan van de gemaakte afspraken. Is iedere afspraak even belangrijk? En is dit voor de werknemer duidelijk?

Kijk bij het gesprek ook vooruit. Wat zijn de gevolgen van de beoordeling en welke vervolgstappen zijn er nodig? Hierover kan je dan in het doelstellings- of functioneringsgesprek verder over praten.

Zorg dat het beoordelingsgesprek ook een gesprek is. Niet alleen jij, maar ook de werknemer moet voldoende tijd krijgen om over de beoordeling te praten. Luister goed naar de argumentatie van de werknemer. Zo kom je veel te weten over de omstandigheden in de organisatie.