Voorkom snel vertrek nieuwe medewerkers

Zeker nu de krapte op de arbeidsmarkt blijft aanhouden, is het belangrijk dat nieuwe medewerkers zich snel welkom voelen bij jouw organisatie. Dat bereik je met een goede onboarding. Die begint al ver voor de eerste werkdag van je nieuwe medewerker.

Met deze krappe arbeidsmarkt is het lastig om nieuwe medewerkers te vinden. Je organisatie stopt veel tijd en geld in de werving en selectie. Als er dan eindelijk iemand gevonden is, gaat het toch regelmatig mis. De nieuwe medewerker vertrekt weer binnen een jaar. Dit gebeurt bij een op de drie nieuwe medewerkers. Het selecteren van de juiste kandidaat is lastig, maar het behouden van nieuwe medewerkers blijkt soms nóg moeilijker.

Instroom

Met een goede onboarding voorkom je dat nieuwe medewerkers al na een paar weken weer vertrekken. De onboarding start op het moment dat de organisatie ‘ja’ zegt tegen een sollicitant en stopt als de nieuwe medewerker volledig is ingewerkt. Dit kan maanden duren. Een goed instroomtraject leidt tot snellere integratie en lagere verloopkosten. Het vervangen van medewerkers kost organisaties tussen de 50% tot 150% van het jaarsalaris van de vertrekkende medewerker.

Positief

Succesvol instromen heeft bovendien een positief effect op het imago van de organisatie. In de eerste weken van een nieuwe baan vragen vrienden, familie en oud-collega’s ongetwijfeld hoe het bevalt bij een nieuwe werkgever. Als organisatie wil je dat deze eerste indruk goed is, zodat medewerkers positief over je praten. Zorg daarom dat je de instroom onderzoekt en evalueert. Hoeveel medewerkers vertrekken binnen het eerste jaar en waarom slagen zij niet in de organisatie? Gebruik daarvoor ook het medewerkers tevredenheidsonderzoek en de exitgesprekken met de medewerkers.

Welkom

Om de instroom goed te laten verlopen kun je onboardingbeleid ontwikkelen. Als je dat doet vergeet dan niet om de ondernemingsraad om instemming te vragen. De OR heeft instemmingsrecht op grond van artikel 27 ban de Wet op de ondernemingsraden. Het beleid kan bestaan dat er medewerkers voor personeelsintegratie worden aangewezen. Zij zorgen ervoor dat iedere nieuwe medewerker zich welkom voelt, en dat ze over alle middelen beschikken die ze nodig hebben om de instroom goed te laten verlopen. Zo kun je bij de start van de werkzaamheden snel signalen van vroegtijdig verloop oppikken.

Inwerken

Het is goed dat HR onboarding oppakt, maar vergeet niet om andere afdelingen erbij te betrekken. Zo kunnen zij elk hun wensen doorgeven over wat de nieuwe werknemer zou moeten weten voor hij begint. Bij onboarding moet uiteindelijk iedereen in het bedrijf ‘aan boord’ zijn. Door hiermee structureel aan de slag te gaan kun je medewerkers goed inwerken en signalen van vroegtijdig verloop oppikken. Onboarding van nieuwe medewerkers is een proces. Het kost tijd, vaak enkele weken of zelfs maanden. Wat kun je zoal doen:

Stuur voordat de medewerker begint een welkomstvideo met informatie over het bedrijf, de cultuur, de kernwaarden en interessant bedrijfsnieuws.
Doe al een klein voorstelrondje als de medewerker langskomt om de arbeidsovereenkomst te tekenen. Dan is niet alles nieuw op de eerste werkdag.
Besteed met een organogram, een smoelenboek en veel gestelde vragen extra aandacht aan ‘wie is wie’.
Zorg voor een warm welkom op de eerste werkdag, een inwerkprogramma en een goed ingerichte werkplek.
Zorg dat nieuwe medewerkers beschikken over alle benodigde software en apparatuur inclusief werkende inlog-gegevens. Als dat niet het geval is, kan dit voor vertragingen en frustraties zorgen tijdens het onboardingproces.
Wijs een mentor aan en plan de eerste weken regelmatig voortgangsgesprekken waarin de ervaringen van de nieuwe medewerker worden besproken.
Start met een rondleiding langs alle belangrijke afdelingen en locaties. Regel gesprekken met belangrijke stakeholders in de organisaties. Denk aan de OR-voorzitter, de preventiemedewerker en de vertrouwenspersoon.
Zorg dat de nieuwe medewerker niet alleen hoeft te lunchen. Licht collega’s goed en op tijd in over de komst van hun nieuwe collega en vraag hun medewerking bij het inwerken.
Managers kunnen nieuwe collega’s meenemen naar informele bijeenkomsten. Zo kunnen ze sneller en gemakkelijker integreren.
Let extra op als er veel wordt thuisgewerkt. Dan is het risico van zich verloren groter. Voorzie in de behoefte aan verbinding. Organiseer formeel en informeel contact.
Het grote risico is dat je een nieuwe collega overlaadt met informatie. Timmer de eerste weken dus niet helemaal dicht. Laat ruimte in het programma en focus op het uitleggen van waar iemand iets kan vinden. Dan kan iemand ermee aan de slag als het uitkomt.
Nieuwe medewerkers krijgen te maken met nieuwe systemen en communicatiemiddelen. Welke middelen zijn er beschikbaar voor welke doelen? Je kunt hier handige infographics en instructievideo’s voor maken.
Nieuwe medewerkers hebben een frisse kijk op de organisatie. Doe hier als organisatie je voordeel mee en geef nieuwkomers volop de ruimte voor ideeën en initiatieven.