Tips voor een goede onboarding

Er is bij veel organisaties een tekort aan personeel. Het is lastig om nieuwe medewerkers te vinden. HR en leidinggevenden stoppen veel tijd en inspanningen om de juiste kandidaat voor een functie te vinden. Als er iemand gevonden is dan gaat het toch regelmatig mis. De nieuwe medewerker vertrekt weer binnen een jaar. Dit gebeurt bij 1 op de 3 nieuwe medewerkers. Het selecteren van de juiste kandidaat is lastig, maar het integreren en behouden van nieuwe medewerkers blijkt soms nóg moeilijker. Er is veel te winnen.

Instroom

Met een goede onboarding kunnen teleurstellingen vaker worden voorkomen. Zorg ervoor dat nieuwkomers begeleid worden tot geïntegreerde, tevreden en productieve medewerkers. Het start op het moment dat de organisatie ‘ja’ zegt tegen een sollicitant en stopt wanneer de nieuwe medewerker volledig ingewerkt is. Dit kan maanden duren. Een goed instroomproces leidt tot snellere integratie en lagere verloopkosten. Het vervangen van medewerkers kost organisaties tussen de 50% tot 150% van het jaarsalaris van de vertrekkende medewerker.

Positief

Succesvol instromen heeft bovendien een positief effect op het imago van de organisatie. In de eerste weken van een nieuwe baan vragen vrienden, familie en oud-collega’s ongetwijfeld hoe het bevalt bij een nieuwe werkgever. Als organisatie wil je dat deze eerste indruk goed is, zodat medewerkers positief over je praten. Zorg daarom dat je de instroom onderzoekt en evalueert. Hoeveel medewerkers vertrekken binnen het eerste jaar en waarom slagen zij niet in de organisatie? Gebruik daarvoor ook het medewerkers tevredenheidsonderzoek en de exitgesprekken met de medewerkers.

Welkom

Om de instroom goed te laten verlopen kun je onboardingbeleid ontwikkelen. Als je dat doet vergeet dan niet om de ondernemingsraad om instemming te vragen. De OR heeft instemingsrecht op grond van artikel 27 ban de Wet op de ondernemingsraden. Het beleid kan bestaan dat er medewerkers voor personeelsintegratie worden aangewezen. Zij zorgen ervoor dat iedere nieuwe medewerker zich welkom voelt, en dat ze over alle middelen beschikken die ze nodig hebben om de instroom goed te laten verlopen. Zo kun je bij de start van de werkzaamheden snel signalen van vroegtijdig verloop oppikken.

Inwerken

Het is goed dat HR onboarding oppakt, maar vergeet niet om andere afdelingen erbij te betrekken. Zo kunnen zij elk hun wensen doorgeven over wat de nieuwe werknemer zou moeten weten voor hij begint. Bij onboarding moet uiteindelijk iedereen in het bedrijf ‘aan boord’ zijn. Door structureel hiermee aan de slag te gaan kun je medewerkers goed inwerken en kun je signalen van vroegtijdig verloop oppikken. Onboarding van nieuwe medewerkers is een proces. Het kost tijd, vaak enkele weken of zelfs maanden. Wat kun je zoal doen:

• Stuur voordat de medewerker begint een welkomstvideo met informatie over het bedrijf, met daarnaast informatie over de cultuur, de kernwaarden en interessant bedrijfnieuws. 
• Zorg voor een verwelkoming tijdens de eerste werkdag, een inwerkprogramma en een werkplek die meteen in orde zijn.
• Zorg dat voor nieuwe medewerkers de werkplek en alle benodigde software en apparatuur op de eerste dag in orde zijn. Als dat niet het geval is kan dit het risico op vertragingen en frustraties tijdens het onboardingproces opleveren.
• Wijs een mentor aan en plan de eerste weken voortgangsgesprekken waar de ervaringen van de nieuwkomer worden besproken.
• Start met een rondleiding langs alle belangrijke afdelingen en locaties. Regel gesprekken met belangrijke stakeholders in de organisaties.
• Zorg dat nieuwe medewerkers niet alleen hoeft te eten tijdens de lunch. Daarom gaan individuele collega’s in de eerste week lunchen met nieuwe collega, zodat die zich welkom voelt.
• Managers sturen ansichtkaarten en nemen nieuwe collega’s mee naar informele bijeenkomsten. Zo kunnen ze sneller en gemakkelijker integreren.
• Het risico op eenzaamheid voor nieuwe medewerkers is al vrij groot, maar voor nieuwkomers die veel thuiswerken is dit extra groot. Voorzie in de behoefte aan verbinding. Organiseer formeel en informeel contact. Besteed met een organogram, smoelenboek en veel gestelde vragen extra aandacht aan ‘wie is wie’.
• Het grote risico is dat je een nieuwe collega overlaadt met te veel informatie. Timmer de eerste weken dus niet helemaal dicht. Laat ruimte in het programma en focus op het uitleggen van waar iemand iets kan vinden, zodat degene ermee aan de slag kan als het uitkomt. 
• Als je nieuw bent in de organisatie krijg je te maken met nieuwe systemen en communicatiemiddelen. Bied de nieuwe medewerker overzicht. Welke middelen zijn er beschikbaar voor welk doel? Je kunt hier handige infographics van maken.
• Nieuwe medewerkers hebben een frisse kijk op de organisatie. Doe als organisatie je voordeel en geef nieuwkomers volop de ruimte voor ideeën en initiatieven. 
• Meer weten over een goede onboarding? Vol de cursus Werving en onboarding.