Ook niet per ongeluk medische gegevens opslaan 

Ongemerkt sla je heel wat gegevens op van je medewerkers. Voor persoonsgegevens heb je dan te maken met de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Maar er zijn ook regels voor de periode dat je personeelsgegevens mag bewaren.  

Als je personeelsgegevens opslaat, bijvoorbeeld in een personeelsdossier, heb je ook te maken met een wettelijke bewaartermijn. Dit zijn de bewaartermijnen voor de meest voorkomende gegevens: 

• Kopie identiteitsbewijs: je bent verplicht kopieën van ID-bewijzen te bewaren tot vijf jaar nadat de werknemer uit dienst is getreden. 

• Personeelsgegevens: Voor de meeste personeelsgegevens geldt een bewaartermijn van zeven jaar. Deze termijn gaat in op het moment dat de gegevens voor de bedrijfsvoering geen actuele waarde meer hebben, bijvoorbeeld wanneer een oud contract wordt vervangen door een nieuw contract. 

• Gegevens over loonheffing: Ook voor de gegevens die je moet bewaren rondom de loonheffing geldt een termijn van zeven jaar. Deze termijn gaat in na afloop van het kalenderjaar waarop de gegevens betrekking hebben. 

Psychologisch onderzoek 

Wees extra voorzichtig met gegevens die iets zeggen over de gezondheid van de werknemer. Je mag geen medische gegevens of uitslagen van een psychologisch onderzoek bewaren en verwerken. Heb je dit soort gegevens per ongeluk wel, neem ze dan nooit op in het personeelsdossier. Ook als een zieke medewerker zelf in een mail schrijft wat hem of haar mankeert, gooi je die mail onmiddellijk weg. Vergeet niet aan de betreffende medewerker te laten weten dat je deze e-mail hebt verwijderd.  

Benieuwd waar je nog meer op moet letten bij het verwerken van personeelsgegevens? Volg dan de Cursus omgaan met privacy.