Iedere werkgever moet een loonadministratie bijhouden. Of dat nu met de hand gebeurt of via een softwarepakket: de belastingdienst zal ten alle tijden de beschikking moeten kunnen krijgen over de juiste gegevens.
Informatie
Voor de aanleg van een loonadministratie is allereerst een stapeltje informatie nodig die iedere werkgever per post (!) krijgt van de belastingdienst. In november krijgen werkgevers de Aangiftebrief loonheffingen waarin staat wanneer er aangifte moet worden gedaan. In december volgt informatie over de premies werknemersverzekeringen. Meldt u uw werkgever voor het eerst aan of zijn er wijzigingen binnen het bedrijf, dan volgt er ook een beschikking over de sector waaronder de organisatie valt.
TIP: Geef bij een verhuizing het nieuwe adres zo snel mogelijk door aan de Kamer van Koophandel. Zij sturen het nieuwe adres weer door aan de belastingdienst.
Loonstaat
Voor elke werknemer die in echte of fictieve dienstbetrekking is moet een loonstaat worden aangelegd. Dit doet de werknemer ieder jaar opnieuw voorafgaand aan de eerste loonbetaling. In de loonstaat staan alle gegevens die te maken hebben met de werknemer en zijn loon, waaronder persoonsgegevens, de wel/niet toegepaste loonheffingskorting en het bedrag aan loon in geld. Heeft een werknemer meer dan één dienstbetrekking, dan moet er per dienstbetrekking een loonstaat worden aangelegd.
TIP: Voor een meewerkend kind of iemand die van de werkgever een bijstandsuitkering krijgt, hoeft geen loonstaat te worden aangelegd.
Geautomatiseerde loonadministratie
De meeste bedrijven werken tegenwoordig met een geautomatiseerde loonadministratie. Met een speciaal hiervoor ontwikkelt softwarepakket kan dan bijvoorbeeld de loonstaat worden bijgewerkt. Jaarafhankelijke gegevens, zoals tabellen, percentages en rekenvoorschriften, zijn hier vaak al in verwerkt. Het is belangrijk dat de loonstaat ten alle tijden eenvoudig te raadplegen is. Vanuit de meeste computerprogramma’s kan daarom direct een uitdraai worden gemaakt. Is dit geen optie, dan moet een werkgever voor iedere werknemer een basiskaart maken (met daarin de informatie uit het hoofd van de modelloonstaat) en daarbij de uitgeprinte loonstroken bewaren.
Handmatige loonadministratie
Voor iedereen die de loonadministratie liever met de hand doet, is er een loonstaatmodel van de belastingdienst en zijn er de loonbelastingtabellen die nodig zijn voor de berekening van de loonbelasting/premie volksverzekeringen.
Overige gegevens
Naast de loonstaat moeten in de loonadministratie ook alle andere zaken worden bewaard die van belang kunnen zijn bij een controle van de belastingdienst, zoals het arbeidscontract, de opgaaf van gegevens voor de loonheffingen, de kopie van het identiteitsbewijs en verlof- en ziektestaten.
Opleiding
Als HR-professional heeft u vaak met vragen rondom salaris te maken. Heeft u er wel eens aan gedacht om de erkende opleiding BKL® (Basiskennis Loonadministratie) te halen? En met de extra module Personeel, Organisatie & Communicatie heeft u meteen het erkende Associatiediploma Medewerker Personeelszaken op zak! Meer informatie vindt u hier.