Goede onboarding zorgt voor vlotte landing

Het komt nog regelmatig voor: een nieuwe medewerker die op zijn eerste werkdag aan zijn lot wordt overgelaten. Er is niemand om hem te begeleiden, er is geen wachtwoord voor hem aangevraagd en het voorstelrondje schiet erbij in. Voorkom deze fout, want de eerste werkdag bepaalt hoe snel je nieuwe medewerker thuis voelt in je organisatie. Zorg liever voor een vliegende start en bereid de onboarding goed voor.

Begin de onboarding op tijd

Tussen het moment van ondertekenen van het contract en de eerste werkdag kan enige tijd zitten. Laat in deze tussenliggende weken af en toe van je horen. Blijf daarom in contact met je nieuwe medewerker, bijvoorbeeld via een welkomstmailtje van de direct leidinggevende. Stuur de nieuwe medewerker alvast informatie over de organisatie en praktische zaken zoals waar te parkeren, hoe jullie de lunchpauze doorbrengen en wat de dresscode is als je denkt dat dit niet duidelijk is.

Wijs een inwerk-buddy aan

Maak één collega verantwoordelijk voor het inwerken. Deze persoonlijke buddy is de vaste contactpersoon van de nieuwe medewerker en helpt hem of haar de eerste weken door. De buddy kan de medewerker wegwijs maken, de ins en outs van het bedrijf uitleggen – ook de ongeschreven regels – en hem of haar introduceren bij andere collega’s. Dit helpt nieuwe medewerkers snel hun weg in de organisatie te vinden en voorkomt dat ze blijven rondlopen met vragen.

Zorg voor een geordende eerste werkdag

Bereid de eerste echte werkdag tot in de puntjes voor. Zorg dus dat er een werkplek is, een laptop met wachtwoord om toegang te krijgen, en een inwerkschema. Het is wel zo fijn als de nieuwe collega ook meteen iets kan doen. Begin de dag met een rondje over de werkvloer en zorg dat iedereen weet dat er ene nieuwe medewerker komt.

Plan ver vooruit

Kijk vooral verder dan de eerste werkdag en werkweek. Inwerken kost tijd en het wennen aan een nieuwe werkomgeving ook. Je maakt het de werknemer makkelijk door een schema te maken voor de komende drie maanden met heldere doelen en verwachtingen. Plan ook alvast de evaluatiegesprekken in. Door regelmatig te overleggen, kun je tijdig bijsturen als iets niet goed loopt.

Doseer de informatie

In je poging om volledig te zijn, kun je ook te veel informatie geven. Bedenk wat de nieuwe medewerker op welk moment echt nodig heeft. Sommige dingen kunnen best even wachten. Speel in op de activiteiten die iemand op zijn lijstje heeft staan. Zorg wel voor voldoende afwisseling en bied ruimte voor vragen.

Onboarden is maatwerk

Pas de onboarding aan op de persoon, de functie en op het werk dat hij of zij gaat doen. Een junior medewerker heeft misschien meer of ander soort begeleiding nodig dan een oude rot in het vak die meteen de diepte in wil.

Wil je meer weten over succesvol werven en inwerken van nieuwe medewerkers? Volg dan de Training Modern recruitment en onboarding.