Vaste onkostenvergoedingen met terugwerkende kracht geschrapt

De Kennisgroep loonheffing algemeen van de Belastingdienst floot een werkgever terug die met terugwerkende kracht een onbelaste, vaste onkostenvergoeding aan een medewerker toekende. Een werkgever besloot vorig jaar september een vaste kostenvergoeding met terugwerkende kracht per april toe te kennen. Het onderzoek daarvoor deed hij echter in de periode na september. De uitbetaling was aan het eind van het jaar gepland.

Achteraf vergoeden op declaratiebasis

Volgens de kennisgroep kan de werkgever de gerichte vrijstellingen niet toepassen op de vergoeding voor de maanden april tot en met november, omdat de onderbouwing toen nog niet was gedaan. Wel kon de werkgever de daadwerkelijk gemaakte kosten van de werknemers achteraf vergoeden op declaratiebasis.

Regels voor vaste onkostenvergoeding

Voor vaste onkostenvergoedingen, zoals een vaste reiskostenvergoeding, een thuiswerkvergoeding of soms zelf allebei, gelden bepaalde regels. De Belastingdienst stelt de volgende eisen aan een vaste, onbelaste kostenvergoeding:

• de hoogte van de onkostenvergoeding moet aannemelijk zijn, op basis van een onderzoek naar de werkelijk gemaakte kosten;
• het moet duidelijk zijn onder welke WKR-categorieën de kosten vallen, zoals gerichte vrijstellingen en intermediaire kosten;
• de gebruikte vrijstellingen en intermediaire kosten moeten aannemelijk zijn;
• het onderzoek moet klaar zijn voordat de vaste onkostenvergoeding ingaat.

Meer weten over primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden? Volg dan de Training Moderne arbeidsvoorwaarden in de praktijk.