Checklist: Oprichten ondernemingsraad

Hoera, jullie krijgen een ondernemingsraad!

Heeft je organisatie 50 werknemers of meer, dan moet de werkgever eraan geloven en een ondernemingsraad (OR) instellen. Dat is goed nieuws, want de OR is een prima manier om werknemers te betrekken. De OR vertegenwoordigt de belangen van de werknemers in het overleg met de werkgever en is dus een belangrijke partij binnen je organisatie. De bestuurder is degene namens de directie of het bestuur die het overleg met werknemers in de organisatie voert. Let op de volgende punten als je een OR gaat oprichten.

Check eerst de cao

Zijn er minder dan 50 werknemers? Kijk dan altijd even in de cao. Sommige cao’s verplichten de instelling van een OR namelijk al bij minder dan 50 werknemers.

Begin met een voorbereidingscommissie

De oprichting begint met een voorbereidingscommissie, die meestal bestaat uit een aantal werknemers en een HR-professional. De voorbereidingscommissie moet een voorlopig reglement opstellen en de verkiezingen voorbereiden.

Communiceer veel en duidelijk

De voorbereidingscommissie moet liefst een afspiegeling zijn van het personeelsbestand. Zorg voor goede communicatie met alle medewerkers in de tijd van de oprichting. Zij zijn immers degenen die zich kandidaat moeten stellen en de OR moeten kiezen.

Stel een voorlopig reglement op

In het voorlopige reglement staan de afspraken over de werkwijze van de ondernemingsraad. Voor de oprichting van een OR is een voorlopig reglement verplicht. Vervolgens moet de bestuurder volgens artikel 48 van de Wet op ondernemingsraden (WOR) de vakbonden inlichten. De volgende zaken mogen volgens de WOR in dat voorlopig reglement niet ontbreken:

het kiessysteem en kiesstelsel bij de verkiezingen;
de bezwaarregeling;
het aantal leden in de raad;
de voorwaarden voor een afwijkende zittingstermijn;
de opvulling van een vacature bij tussentijds vertrek van een OR-lid.

Plan de verkiezingen

De volgende stap is het plannen van verkiezingen. Daarbij kiezen de medewerkers uit de kandidaten. Het aantal werknemers bepaalt hoeveel zetels een OR minimaal moet tellen. Dit staat in artikel 6 van de WOR. De gemiddelde periode om verkiezingen te organiseren is 13 weken. Dat is zo lang omdat er stakeholders kunnen zijn, zoals vakbonden of eigen medewerkers, die bezwaar kunnen maken tegen de verkiezingsdatum, kiesgerechtigde personen, het aantal zetels of de kandidatenlijst.

Kijk naar het kiesstelsel

Binnen een kiessysteem zijn er twee mogelijke kiesstelsels:

in het personenstelsel kunnen werknemers normaal gesproken evenveel stemmen op verkiesbare personen uitbrengen, als er zetels te verdelen zijn. In het reglement kan een ander aantal stemmen worden vastgesteld;
in het lijstenstelsel brengt een werknemer een stem uit voor een bepaalde lijst en niet op een individuele kandidaat, dit kan een ‘vrije lijst’ zijn of een lijst die is samengesteld door de vakbond.

Bepaal de uitslag

Na de verkiezingen telt de voorbereidings- of verkiezingscommissie de stemmen. Bij het integrale systeem kan dit snel gaan: de kandidaten met de meeste stemmen komen in de raad. In het kiesgroepensysteem wordt eerst een kiesdeler berekend. Deze kiesdeler bepaalt het aantal zetels per lijst. Als kiezers hun stembiljet niet correct invullen, wordt hun stem ongeldig verklaard. Ook kan het zijn dat een werknemer ervoor kiest om blanco te stemmen. Dit kan zijn uit onvrede met de kieslijst of met de kandidaten voor de OR.