Wat mag er in een personeelsdossier?

De werkgever is verplicht om van alle werknemers een personeelsdossier aan te leggen en bij te houden. Dat moet je al doen vanaf het moment dat je de werknemer in dienst neemt. Als je het personeelsdossier goed bijhoudt, dan kan je daarop terugvallen bij conflicten en ontslag. Maar ook vanuit het oogpunt van privacywetgeving is het verstandig het dossier goed bij te houden. Je mag niet zomaar alles opslaan en eeuwig bewaren. 

• Inhoud personeelsdossier

Je kan onder andere het volgende opnemen in het personeelsdossier:

• Persoonlijke informatie

Kopie paspoort, NAW-gegevens, een sollicitatiebrief met CV, getuigschriften verklaring omtrent gedrag.

• Overeenkomsten

De arbeidsovereenkomsten, afspraken over het salaris, de functieomschrijving, de bruikleenovereenkomst van een laptop, de bevestiging van de indiensttreding, pensioengegevens, leasecontract, afspraken over thuiswerken.

• Werktijden

Vakantiekaart, verlofkaart, uitbreiding van uren, uren lidmaatschap en werk voor de OR.

• Functioneren

Verslagen van functionerings-  en beoordelingsgesprekken, klachten, promoties, correspondentie rondom ontslag.

• Financiële zaken

Loonstroken, loonbelastingverklaring, toekenning van een bonus, studietoelage, de salarisschaal.

• Ziekteverzuim

Ziekmelding, verslagen in het kader van de Wet poortwachter, re-integratieplan

Regels rondom het personeelsdossier

Het is verboden gegevens in het dossier op te nemen over geloofsovertuiging, ras, seksuele geaardheid, lidmaatschap van een vakvereniging en dergelijke. De werknemer heeft het recht om het personeelsdossier in te zien. Leg vast wie er verder inzage hebben in het dossier van de medewerker. De informatie is immers privacygevoelig. Niet iedereen mag zo maar toegang hebben tot een personeelsdossier.

Bewaartermijnen

Voor personeelsgegevens geldt een wettelijke bewaartermijn. Voor de meeste gegevens geldt een bewaartermijn van zeven jaar. Net als voor de gegevens over de loonheffing. Deze termijn gaat in na afloop van het kalenderjaar waarop de gegevens betrekking hebben. Kopieën van ID-bewijzen moet je bewaren tot vijf jaar na uitdiensttreding van de medewerker. Sollicitatiebrieven en formulieren kan je bijvoorbeeld na één jaar weggooien. Gegevens over blootstelling aan gevaarlijke stoffen moeten wettelijk 40 jaar bewaard worden.

Wil je meer weten over privacybescherming en welke gegevens je wel en niet mag opslaan? Schrijf je dan in voor de Cursus omgaan met privacy