De werkgever is verplicht om van alle werknemers een personeelsdossier te maken en bij te houden. Dat moet u al doen vanaf het moment dat u de werknemer in dienst neemt. Als u het personeelsdossier goed bijhoudt dan kunt u daarop terugvallen bij geschillen en ontslag. Met deze checklist personeelsdossier maken kunt u kijken of u uw dossier compleet hebt. U kunt het volgende opnemen in het personeelsdossier;
- Persoonlijke informatie
Kopie paspoort, NAW-gegevens, een sollicitatiebrief met CV, getuigschriften verklaring omtrent gedrag
- Overeenkomsten
De arbeidsovereenkomsten, afspraken over het salaris, de functie-omschrijving, de bruikleenovereenkomst van een laptop, de bevestiging van de indiensttreding, pensioengegevens, leasecontract, afspraken over thuiswerken.
- Werktijden
Vakantiekaart, verlofkaart, uitbreiding van uren, tijd voor het lidmaatschap in de OR.
- Functioneren
Verslagen van functionerings- en beoordelingsgesprekken, klachten, promoties, correspondentie rondom ontslag.
- Financiële zaken
Loonstroken, loonbelastingverklaring, toekenning van een bonus, studietoelage, de salarisschaal
- Ziekteverzuim
Ziekmelding, verslagen in het kader van de Wet poortwachter, reintegratieplan
Regels rondom het personeelsdossier
Het is verboden gegevens in het dossier op te nemen over geloofsovertuiging, ras, seksuele geaardheid, lidmaatschap van een vakvereniging en dergelijke. De werknemer heeft het recht om het personeelsdossier in te zien. Leg vast wie er verder inzage hebben in het dossier van de medewerker. De informatie is immers privacygevoelig. Niet iedereen moet zo maar toegang hebben tot een personeelsdossier.
Als de werknemer uit dienst is moet u de informatie bewaren. Dat varieert van één jaar tot levenslang. Sollicitatiebrieven en formulieren kunt u bijvoorbeeld na één jaar weggooien, maar loonbelastingverklaringen en kopieën van identiteitsbewijzen moet u bijvoorbeeld vijf jaar bewaren. Afspraken over salaris en arbeidsvoorwaarden en informatie over de burgerlijke staat van de werknemer moet u minimaal zeven jaar bewaren. Deze lange bewaartermijn houdt verband met verplichtingen van de Belastingdienst. Gegevens over gebeurtenissen met medewerkers die verband houden met gevaarlijke stoffen, dienen levenslang bewaard te worden.