Betaalbare trainingen voor HR-professionals

Checklist personeelsdossier maken

De werkgever is verplicht om van alle werknemers een personeelsdossier te maken en bij te houden. Dat moet u al doen vanaf het moment dat u de werknemer in dienst neemt. Als u het personeelsdossier goed bijhoudt dan kunt u daarop terugvallen bij geschillen en ontslag. Met deze checklist personeelsdossier maken kunt u kijken of u uw dossier compleet hebt. U kunt het volgende opnemen in het personeelsdossier;

  • Persoonlijke informatie

Kopie paspoort, NAW-gegevens, een sollicitatiebrief met CV, getuigschriften verklaring omtrent gedrag

  • Overeenkomsten

De arbeidsovereenkomsten, afspraken over het salaris, de functie-omschrijving, de bruikleenovereenkomst van een laptop, de bevestiging van de indiensttreding, pensioengegevens, leasecontract, afspraken over thuiswerken.

  • Werktijden

Vakantiekaart, verlofkaart, uitbreiding van uren, tijd voor het lidmaatschap in de OR.

  • Functioneren

Verslagen van functionerings-  en beoordelingsgesprekken, klachten, promoties, correspondentie rondom ontslag.

  • Financiële zaken

Loonstroken, loonbelastingverklaring, toekenning van een bonus, studietoelage, de salarisschaal

  • Ziekteverzuim

Ziekmelding, verslagen in het kader van de Wet poortwachter, reintegratieplan

Regels rondom het personeelsdossier

Het is verboden gegevens in het dossier op te nemen over geloofsovertuiging, ras, seksuele geaardheid, lidmaatschap van een vakvereniging en dergelijke. De werknemer heeft het recht om het personeelsdossier in te zien. Leg vast wie er verder inzage hebben in het dossier van de medewerker. De informatie is immers privacygevoelig. Niet iedereen moet zo maar toegang hebben tot een personeelsdossier.

Als de werknemer uit dienst is moet u de informatie bewaren. Dat varieert van één jaar  tot levenslang. Sollicitatiebrieven en formulieren kunt u bijvoorbeeld na één jaar weggooien, maar loonbelastingverklaringen en kopieën van identiteitsbewijzen moet u bijvoorbeeld vijf jaar bewaren. Afspraken over salaris en arbeidsvoorwaarden en informatie over de burgerlijke staat van de werknemer moet u minimaal zeven jaar bewaren. Deze lange bewaartermijn houdt verband met verplichtingen van de Belastingdienst. Gegevens over gebeurtenissen met medewerkers die verband houden met gevaarlijke stoffen, dienen levenslang bewaard te worden.

Onze beloftes

Nieuwsbrief

Schrijf u in voor de gratis nieuwsbrief en ontvang het laatste nieuws over de HRM Academy per mail.

Wilt u meer weten over ons aanbod, onze werkwijze of heeft u een andere vraag? Maak vrijblijvend een afspraak voor een telefonisch kennismakingsgesprek met een van onze adviseurs en informeer naar de mogelijkheden!

Vul uw gegevens in, dan bellen wij u zo spoedig mogelijk terug om een afspraak te maken. Als u een specifieke vraag hebt, kunt u dat hieronder vermelden.

Stuur een e-mail

Bel mij:

We gebruiken cookies om ervoor te zorgen dat u onze website zo goed mogelijk kunt gebruiken. Als u doorgaat met het gebruiken van de website, gaan we er vanuit dat u hiermee akkoord gaat.