Het samenstellen van een personeelshandboek

Het samenstellen van een personeelshandboek is een intensieve en omvangrijke opdracht voor HR. Toch werken veel organisaties met een personeelshandboek, personeelsreglement of handboek P&O dat arbeidsvoorwaarden en ordevoorschriften bevat. Een personeelsreglement bevat de regels die van toepassing zijn op de arbeidsverhouding tussen de organisatie en haar werknemers. Het personeelsreglement vormt een integraal onderdeel van de arbeidsovereenkomst (een overeenkomst als bedoeld in artikel 7:610 Burgerlijk Wetboek). Elke werknemer ontvangt bij indiensttreding een exemplaar van het personeelsreglement. Door ondertekening van de arbeidsovereenkomst verklaart een werknemer zich akkoord met de inhoud van het personeelsreglement en met wijzigingen en toevoegingen daarin. Het maakt niet uit of uw organisatie onder een cao valt. Als uw organisatie niet onder een cao valt, worden in het personeelshandboek de arbeidsvoorwaarden en andere ‘huisregels’ vastgelegd. Als u wel onder een cao valt, is het personeelshandboek een handzame uitwerking van of toelichting op uw cao.

Inhoud

Het personeelshandboek bestaat onder meer uit een opsomming van de belangrijkste primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden (salarissen, pensioenregelingen, eindejaaruitkering, lease-autogebruik en dergelijke). Verder kunnen daarin ook huisregels worden verwerkt. U kunt dan bijvoorbeeld denken aan de wijze van ziekmelding, werktijden, regeling voor vakantiedagen en een gedragscode voor het aannemen van geschenken.

Aanpassen
Het personeelshandboek is onderdeel van de arbeidsovereenkomst. De werknemer is daarom gehouden om de voorschriften en regels in het handboek na te leven, want deze heeft immers zijn/haar handtekening gezet onder de arbeidsovereenkomst. Het voordeel is dat de werkgever het handboek kan veranderen en dat dat automatisch doorwerkt in de individuele arbeidsovereenkomst. U hoeft niet met iedere werknemer om de tafel. De OR heeft wel instemmingsrecht als u het personeelshandboek wilt aanpassen.

Inhoud handboek Personeel
1. Inleiding
In de inleiding kunt u het doel van het personeelsreglement uitleggen. Leg de link met de individuele arbeidsovereenkomst. Ook kunt u aangeven hoe het personeelsreglement beschikbaar wordt gesteld.

2. Definities

In dit onderdeel legt u onder andere uit wat wordt verstaan onder werkgever, werknemer, de arbeidsovereenkomst, het salaris en de arbeidsduur. Ook allerlei begrippen uit het personeelshandboek kunt u hier uitleggen.

3. Toepasselijkheid

In dit artikel geeft u aan wanneer dit personeelsreglement in werking treedt en voor wie dit reglement van toepassing is.  Vermeld dat als in het personeelsreglement of individuele arbeidsovereenkomst niets anders is geregeld, het Burgerlijk Wetboek van toepassing is.

4. wijzigingen

Leg uit dat u gerechtigd bent om de bepalingen in het personeelsreglement te wijzigen. Geef daarbij aan dat u  de werknemer schriftelijk op de hoogte stelt van de wijzigingen in het personeelsreglement en stelt het gewijzigde personeelsreglement ter beschikking aan werknemer. Beschrijf hier de rol van de OR.

5 Arbeidsvoorwaarden

5.1 Werktijden
Een regeling van de reguliere werktijden en de uitzonderingen hierop.

5.1.2 Overwerkregeling

Wanneer is er sprake van overwerk en hoe wordt dit beloond?

5.2 Vakantieregeling
Regel hier onder andere de vakantierechten en de manier waarop vakantiedagen worden opgenomen. Geef ook aan hoe lang vakantiedagen geldig zijn.

5.3 Bijzonder verlof
Denk onder meer aan verlof bij huwelijken, overlijden en geboorte.

5.4 Salaris en bonussen
Hoe worden salarissen vastgesteld en wanneer worden ze uitbetaald. Hoe komt de loonsverhoging tot stand?

5.4.1 Bonusregeling

Wanneer komt iemand in aanmelding voor een bonus en hoe hoog is die bonus?

5.5 Eindejaarsuitkering
Normen vastleggen, of verwijzen naar regeling voor variabel belonen.

5.6 Pensioenregeling
Waar en hoe zijn pensioen geregeld. Wat is de bijdrage van de werknemer en de werkgever?

5.7 Jubilea
Het beleid als iemand een x -aantal jaar in dienst is.

5.8 Beëindiging dienstverband
Het beleid ten aanzien van het vertrek van een werknemer. Hoe is de teruggave van bedrijfseigendommen (laptop, mobiele telefoon, toegangspas, en dergelijke) geregeld. Is er een concurrentiebeding?

5.9 Woon-werkverkeer
Wanneer krijgt iemand een vergoeding voor het woon-werkverkeer? Wanneer worden dienstreizen vergoed?

5.10 Lease-auto
Wanneer krijgt iemand een leaseauto? Wat is de eigen bijdrage?

5.11 Ziektemelding
Denk aan de wijze van ziekmelding en let bij langdurige ziekte ook op de termijnen van de Wet verbetering Poortwachter en de eisen van het UWV. Hoe is de re-integratie geregeld?

5.12 Opleiding
Voorwaarden voor deelname aan opleidingen. Denk ook aan eventuele terugbetaling en de relatie met de transitievergoeding bij ontslag.

5.13 Kinderopvangregeling
De bijdrage van de werkgever voor kinderopvang.

5.14 A la carte
Is er flexibiliteit in de arbeidsvoorwaarden? Wat kunnen werknemers kiezen? Een opsomming van arbeidsvoorwaarden die flexibel ingezet kunnen worden.

6. Overige bepalingen