Wat staat er in een personeelshandboek?

Veel organisaties werken met een personeelshandboek, personeelsreglement of handboek P&O. Het bevat een overzicht van de arbeidsvoorwaarden van je organisatie en alle regelingen voor het personeel. Waar moet je op letten bij het schrijven?

Een personeelshandboek of -reglement bevat de regels die van toepassing zijn op de arbeidsverhouding tussen de organisatie en haar werknemers. Het personeelsreglement vormt een integraal onderdeel van de arbeidsovereenkomst (een overeenkomst als bedoeld in artikel 7:610 Burgerlijk Wetboek). Elke werknemer ontvangt bij indiensttreding een exemplaar van het personeelsreglement.

Arbeidsovereenkomst

Door ondertekening van de arbeidsovereenkomst verklaart een werknemer zich akkoord met de inhoud van het personeelsreglement en met wijzigingen en toevoegingen daarin. Het maakt niet uit of je organisatie onder een cao valt. Als je organisatie niet onder een cao valt, worden in het personeelshandboek de arbeidsvoorwaarden en andere ‘huisregels’ vastgelegd. Valt je organisatie wel onder een cao valt, dan is het personeelshandboek een handzame uitwerking van of toelichting op de cao.

Inhoud

Het personeelshandboek bestaat onder meer uit een opsomming van de belangrijkste primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden (salarissen, pensioenregelingen, eindejaaruitkering, lease-autogebruik en dergelijke). Verder kan je daarin ook huisregels opnemen. Denk aan de wijze van ziek melden, werktijden, regeling voor vakantiedagen en een gedragscode voor het aannemen van geschenken.

Aanpassen

Het personeelshandboek is onderdeel van de arbeidsovereenkomst die de werknemer ondertekend heeft. De werknemer is daarom gehouden om de voorschriften en regels in het handboek na te leven. Het voordeel is dat de werkgever het handboek kan veranderen en dat dat automatisch doorwerkt in de individuele arbeidsovereenkomst. Je hoeft niet met iedere werknemer om de tafel als er iets is gewijzigd. De OR heeft wel instemmingsrecht als je het personeelshandboek wil aanpassen.

Schrijven

Ga je een personeelshandboek opstellen, let dan ook op de indeling, de structuur en de schrijfwijze. Het boek moet een logische opbouw hebben. Dat maakt het ook makkelijker om onderdelen toe te voegen of te verwijderen. Let er daarnaast ook op dat het goed leesbaar is en voor iedereen te begrijpen is. Vermijd lange zinnen en neem eventueel een woordenlijst op met definities van lastige begrippen en termen.

Inhoud handboek Personeel

Inleiding

In de inleiding kan je het doel van het personeelsreglement uitleggen. Leg de link met de individuele arbeidsovereenkomst. Ook kan je aangeven hoe het personeelsreglement beschikbaar wordt gesteld. In print en/of online.

Definities

In dit onderdeel leg je onder andere uit wat wordt verstaan onder werkgever, werknemer, de arbeidsovereenkomst, het salaris en de arbeidsduur. Ook allerlei begrippen uit het personeelshandboek kun je hier uitleggen.

Toepasselijkheid

In dit artikel geef je aan wanneer dit personeelsreglement in werking treedt en op wie dit reglement van toepassing is. Vermeld dat als in het personeelsreglement of individuele arbeidsovereenkomst niets anders is geregeld, het Burgerlijk Wetboek van toepassing is.

wijzigingen

Leg uit dat je gerechtigd bent om de bepalingen in het personeelsreglement te wijzigen. Geef daarbij aan dat je de werknemer schriftelijk op de hoogte stelt van de wijzigingen in het personeelsreglement en stel het gewijzigde personeelsreglement ter beschikking aan werknemer. Beschrijf hier ook de rol van de OR.

Arbeidsvoorwaarden

5.1 Werktijden: een regeling van de reguliere werktijden en de uitzonderingen hierop.

5.1.2 Overwerkregeling: wanneer is er sprake van overwerk en hoe wordt dit beloond?

5.2 Vakantieregeling: regel hier onder andere de vakantierechten en de manier waarop vakantiedagen worden opgenomen. Geef ook aan hoe lang vakantiedagen geldig zijn.

5.3 Bijzonder verlof: denk onder meer aan verlof bij huwelijken, overlijden en geboorte.

5.4 Salaris en bonussen: hoe worden salarissen vastgesteld en wanneer worden ze uitbetaald. Hoe komt de loonsverhoging tot stand?

5.4.1 Bonusregeling: wanneer komt iemand in aanmelding voor een bonus en hoe hoog is die bonus?

5.5 Eindejaarsuitkering: normen vastleggen, of verwijzen naar regeling voor variabel belonen.

5.6 Pensioenregeling: waar en hoe zijn pensioen geregeld. Wat is de bijdrage van de werknemer en de werkgever?

5.7 Jubilea: het beleid als iemand een x -aantal jaar in dienst is.

5.8 Beëindiging dienstverband: het beleid ten aanzien van het vertrek van een werknemer. Hoe is de teruggave van bedrijfseigendommen (laptop, mobiele telefoon, toegangspas, en dergelijke) geregeld. Is er een concurrentiebeding?

5.9 Woon-werkverkeer: wanneer krijgt iemand een vergoeding voor het woon-werkverkeer? Wanneer worden dienstreizen vergoed?

5.10 Leaseauto: wanneer krijgt iemand een leaseauto? Wat is de eigen bijdrage?

5.11 Ziekmelding: denk aan de wijze van ziekmelding en let bij langdurige ziekte ook op de termijnen van de Wet verbetering Poortwachter en de eisen van het UWV. Hoe is de re-integratie geregeld?

5.12 Opleiding: voorwaarden voor het volgen van opleidingen. Denk ook aan eventuele terugbetalingsregelingen en de relatie met de transitievergoeding bij ontslag.

5.13 Kinderopvangregeling: de bijdrage van de werkgever voor kinderopvang.

5.14 A la carte: is er flexibiliteit in de arbeidsvoorwaarden? Wat kunnen werknemers kiezen? Een opsomming van arbeidsvoorwaarden die flexibel ingezet kunnen worden.