Beleidsteksten die wél gelezen worden

Als HR-medewerker ontkom je er niet aan om regelmatig iets op papier te zetten. Vaak om medewerkers te informeren, maar ook om beleid aan het MT toe te lichten. Het is wel zaak dat je dan helder formuleert en zorgt dat je teksten overtuigen. Waar moet je op letten?

HR-professionals schrijven regelmatig notities of rapporten om medewerkers of het management te informeren en/of te overtuigen. Maar wat als jouw stukken niet of slecht gelezen worden? Hoe kan je de lezer verleiden wel jouw tekst helemaal te lezen? Hieronder vind je tien tips om aantrekkelijke teksten te schrijven. Veel tips komen je vast bekend voor. Je moet er alleen even aan denken als je met schrijven begint.

1. Stel de lezer centraal

Voordat je gaat schrijven, bedenk wat de kern is van wat je wil zeggen. Stel daarbij de lezer centraal. Wat wil de lezer horen? Kies onderwerpen die voor je  lezer belangrijk, begrijpelijk en interessant zijn.

2. Maak het persoonlijk

Hoe persoonlijker je je teksten maakt des te eerder zullen je collega’s het lezen.

3. Kies een goede kop

De kop boven het stuk geeft de kern weer. Kies aansprekende koppen. Doe daarvoor eens inspiratie op in de krant. Gebruik bij langere notities tussenkoppen om de lezer op adem te laten komen.

4. Let op de structuur

De structuur van je tekst vormt een leidraad voor de lezer. Als je een logische structuur kiest dan help je de lezer door de tekst heen. De meest eenvoudige structuur is: inleiding, kern en de conclusies. De kern kan uit meerdere alinea’s bestaan.

5. Gebruik cijfers

Als je in je tekst cijfermatige voorbeelden staan, dan valt dat op. Gebruik ook opsommingen. Die maken het overzichtelijk.

6. Let op de lay out

Je tekst kan nog zo goed zijn geschreven, als de lay-out rommelig is, haakt de lezer af. Een aantrekkelijke lay-out heeft duidelijke koppen en een duidelijke structuur. Kaders en dergelijke nodigen uit tot lezen.

7. Gebruik afbeeldingen

Afbeeldingen trekken de aandacht. Zorg voor geschikt fotomateriaal of gebruik tekeningen en andere beeldelementen.

8. Kies voor korte zinnen

Vooral in rapporten staan vaak lange zinnen. Hoe langer de zin, des te eerder haken de lezers af. Maak de zinnen niet langer dan zo’n 15 woorden.

9. Maak actieve zinnen

De lezer geeft de voorkeur aan een actief geschreven tekst. Vermijd dus het gebruik van passieve zinnen. Dus niet: ‘Door HR word je op weg geholpen’ (passief) Maar wel: ‘HR helpt je op weg’  (actief).

10. Wees realistisch

Accepteer dat de lezer selectief leest. Laat ook niet alles van je tekst afhangen. Kies dus voor een mix van communicatiemiddelen om je boodschap over te brengen.

Wil je meer tips om betere (beleids)teksten te schrijven? Volg dan de Training beleidsplan schrijven in 2 dagen.