Betaalbare trainingen voor HR-professionals

10 tips voor aantrekkelijke notities?

HR-professionals schrijven hun notitie of rapport om hun collega’s of het management te informeren. Maar wat als uw stukken niet of slecht gelezen worden? Hoe kunt u de lezer verleiden wel te lezen? Hieronder vindt u enkele tips om aantrekkelijke notities te schrijven. Veel tips heeft u vast wel vaker gelezen, maar veel mensen staan er niet bij stil als ze beginnen met schrijven.

1. De lezer centraal

Voordat u uw notitie gaat schrijven, bedenk wat de kern is van wat u wilt zeggen. Stel daarbij de lezer centraal. Wat wil de lezer horen? Kies onderwerpen die voor uw lezer belangrijk, begrijpelijk en interessant zijn.

2. Maak het persoonlijk

Hoe persoonlijker u uw notitie maakt des te eerder zullen uw collega’s het lezen.

3. Kies een goede kop

De kop boven het artikel geeft de kern weer. Kies aansprekende koppen. Doe daarvoor eens inspiratie op in de krant. Gebruik bij langere notities subkoppen om de lezer op adem te laten komen.

4. Let op de structuur

De structuur van uw notitie is de leidraad van de lezer. Als u een logische structuur kiest dan helpt u de lezer. De meest eenvoudige structuur is: inleiding, kern en de conclusies.

5. Gebruik cijfers

Als u in uw notitie cijfermatige voorbeelden geeft dan valt dat op. Vooral opsommingen springen eruit.

6. Let op de lay out

Uw notitie kan nog zo goed zijn geschreven, maar de lezer leest het niet als de lay-out rommelig is. Een aantrekkelijke lay-out met duidelijke koppen, witregels, illustraties kaders en dergelijke nodigen uit tot lezen.

7. Gebruik afbeeldingen

Afbeeldingen trekken de aandacht. Zorg dat u geschikt fotomateriaal heeft. Foto’s die uw notitie ondersteunen of juist de aandacht trekken.

8. Denk aan de zinslengte

Vooral in rapporten staan vaak lange zinnen. Hoe langer de zin, des te eerder haken de lezers af. Maak de zinnen niet langer dan zo’n 15 woorden.

9. Maak actieve zinnen

Uw collega’s lezen een actief geschreven tekst sneller dan een tekst vol met lijdende zinnen. Dus ‘HR helpt u op weg’  (actief) in plaats van ‘Door HR wordt u op weg geholpen.’ (passief).

10. Wees realistisch

Accepteer dat de lezer selectief leest. Laat ook niet alles van uw notitie afhangen. Kies voor een mix van communicatiemiddelen als u uw boodschap wilt verspreiden.

Wilt u meer tips en actief werk maken van uw notities? Doe mee met de training  over notities en rapporten schrijven.

 

Contact

Direct contact met onze experts

Onze beloftes

Nieuwsbrief

Schrijf u in voor de gratis nieuwsbrief en ontvang het laatste nieuws over de HRM Academy per mail.

Wilt u meer weten over ons aanbod, onze werkwijze of heeft u een andere vraag? Maak vrijblijvend een afspraak voor een telefonisch kennismakingsgesprek met een van onze adviseurs en informeer naar de mogelijkheden!

Vul uw gegevens in, dan bellen wij u zo spoedig mogelijk terug om een afspraak te maken. Als u een specifieke vraag hebt, kunt u dat hieronder vermelden.

Stuur een e-mail

Bel mij:

We gebruiken cookies om ervoor te zorgen dat u onze website zo goed mogelijk kunt gebruiken. Als u doorgaat met het gebruiken van de website, gaan we er vanuit dat u hiermee akkoord gaat.