Overtuigen met je beleidsplan

Als HR-professional of hoofd P&O kun je gevraagd worden een beleidsplan, -notitie of rapport te schrijven. Hiermee kun je bereiken dat jouw ideeën ook uitgevoerd worden. Tenminste, als je de lezer weet te overtuigen. Dat begint met bedenken wat de kern is van wat je wil zeggen. Ga er niet zomaar vanuit dat wat HR belangrijk vindt te vertellen ook interessant is voor je lezers. Maak daarom eerst een doelgroepanalyse. De nieuwe reiskostenvergoeding is misschien voor iedereen belangrijk, maar de kinderopvangregeling gaat vooral collega’s met kleine kinderen aan. Een bepaalde boodschap moet je soms op verschillende manieren brengen.

Ken je lezer

Een doelgroepanalyse maak je aan de hand van vijf vragen. Hierdoor krijg je de lezer beter in beeld. Wat weten, willen, vinden, voelen of kunnen je lezers? Welke bevoegdheden hebben ze en waarin verschillen ze van jou? We lopen de verschillende vragen langs.

1. Weten: wat weten ze al van het onderwerp en welke opleiding hebben ze? hoger opgeleiden kunnen langere zinnen en meer informatie aan.
2. Willen: welke informatie willen ze? Hoofdlijnen, achtergronden, feiten en meningen en hoe willen ze aangesproken worden? (toonzetting)
3. Vinden: hoe staan ze tegenover het onderwerp? Geïnteresseerd, onverschillig, afkeurend, positief et cetera.
4. Voelen: hebben ze vooroordelen over het onderwerp en hoe kijken ze tegen jou aan? Als collega, als HR-afdeling of als verlengstuk van de directie?
5. Kunnen: wat voor teksten kunnen uw lezers aan? Ook directieleden lezen liever zinnen van 15 woorden dan van 35 woorden. Schrijf bondig en duidelijk.

Als je een analyse hebt gemaakt ga je aan de slag met het beleidsstuk of rapport. Vraag een of twee collega’s om je tekst te ‘proeflezen’, en vraag om duidelijke feedback. Wil je beter leren schrijven en de lezer overtuigen? Volg dan de training Beleidsplan schrijven in 2 dagen.