Overtuigen met je beleidsplan

Als HR-professional of hoofd P&O kun je gevraagd worden een beleidsplan, -notitie of rapport te schrijven. Hiermee kan je bereiken dat jouw ideeën ook uitgevoerd worden. Tenminste, als je de lezer weet te overtuigen. Dat begint met bedenken wat de kern is van wat je wil overbrengen. Daarvoor moet je je verplaatsen in de lezer. Wat wil die eigenlijk weten?

Ga er nooit vanuit dat wat HR belangrijk vindt om te vertellen ook automatisch interessant is voor de lezer. Die heeft misschien hele andere behoeften. De nieuwe reiskostenvergoeding is misschien voor iedereen belangrijk, maar de kinderopvangregeling gaat vooral collega’s met kleine kinderen aan. Maak daarom voordat je gaat schrijven eerst een doelgroepanalyse. Een boodschap moet je soms meerdere keren en op verschillende manieren brengen.

Ken je lezer

Een doelgroepanalyse maak je aan de hand van vijf vragen. Hierdoor krijg je de lezer beter in beeld. Wat weten, willen, vinden, voelen of kunnen je lezers? Welke functie en bevoegdheden hebben ze en waarin verschillen ze van jou? We lopen de verschillende vragen langs.

1. Weten: wat weten de lezers al van het onderwerp en welke opleiding hebben ze? Bij vakspecialisten kun je dieper op een onderwerp ingaan en theoretisch opgeleiden kunnen abstractere informatie verwerken.
2. Willen: welke informatie willen de lezers ontvangen? Hoofdlijnen, achtergronden, feiten en meningen en hoe willen ze aangesproken worden (tone-of-voice)?
3. Vinden: hoe staan de lezers tegenover het onderwerp? Geïnteresseerd, onverschillig, afkeurend, positief et cetera.
4. Voelen: hebben ze vooroordelen over het onderwerp en hoe kijken ze tegen jou aan? Als collega, als HR-afdeling of als verlengstuk van de directie?
5. Kunnen: wat voor teksten kunnen je lezers aan? Ook directieleden lezen liever zinnen van 15 woorden dan van 35 woorden. Schrijf bondig en duidelijk zonder in kindertaal te vervallen. Maak het concreet.

Als je een analyse hebt gemaakt ga je aan de slag met het beleidsstuk of rapport. Vraag een of twee collega’s om je tekst te ‘proeflezen’, en vraag om duidelijke feedback.

Wil je beter leren schrijven en de lezer overtuigen? Volg dan de Training Beleidsplan schrijven in 2 dagen.