Gouden regels voor het overleg

Als HR-professional vergadert u regelmatig. Het valt lang niet altijd mee om resultaten te boeken in het overleg. De deelnemers aan het overleg maken soms geen afspraken, reageren wel eens emotioneel en berijden hun stokpaardjes. Om als HR professional meer uit het overleg te halen, heeft HRM Academy zeven gouden regels voor u op een rij gezet. Regel 1: Overleg op basis van gezamenlijke uitgangspunten en niet op basis van verschillen Ga bij uw gesprekspartner altijd op zoek naar gezamenlijke uitgangspunten, bijvoorbeeld in een mission-statement, een meerjarenplan, strategische beleidsnota of iets dergelijks. Bouw van daaruit uw argumentatie op. Regel 2: Zorg er eerst voor dat uw probleem of wens wordt erkend Ga ervan uit dat uw gesprekspartner pas bereid is om problemen op te lossen als hij het probleem tot zijn probleem heeft gemaakt. Richt uw energie dus eerst op het erkend krijgen van uw punten voordat u meteen oplossingen aandraagt. Regel 3: Wees helder over ieders verantwoordelijkheid U moet niet op de stoel van de ander gaan zitten. Dat zorgt voor veel irritatie. Iedereen heeft een eigen, specifieke verantwoordelijkheid. Het is niet de bedoeling om ‘het werk van de ander nog eens dunnetjes over doen’. Geef daarom steeds aan vanuit welke criteria en uitgangspunten u werkt, zodat uw gesprekspartner daar ook al van te voren rekening mee kan houden. Regel 4: Wees je bewust van de relatie die je hebt met je overlegpartner Hoe ziet uw gesprekspartner u? Als een ondersteuner, een stafmedewerker of als iemand waar hij van afhankelijk is? Dit beeld bepaalt voor een groot deel hoe uw ‘boodschap’ bij de ander ‘binnenkomt’. Regel 5: Erken dat er meerdere oplossingen zijn voor uw probleem Op het moment dat beide partijen het ‘ probleemveld’ helder in kaart hebben gebracht is het pas tijd om over oplossingen te praten. Richt u zich niet te veel op één oplossing. Het wordt dan al gauw alles of niets. U bent flexibeler in het overleg als u meerdere oplossingen heeft. Kijk daarbij goed wat u echt belangrijk vindt. Regel 6: Maak een onderscheid tussen de inhoudelijke bespreking en de procedure. Vaak wordt de procedure van bespreking als bekend verondersteld en gaat men meteen inhoudelijk aan de slag. Maak echter eerst duidelijke afspraken over de manier waarop zaken besproken worden en ga dan pas inhoudelijk aan de slag. Regel 7: Overleg in de volgorde: overtuigen – onderhandelen – afdwingen – samenvatten Zie het overleg als een spel en maak het niet te zwaar. Probeer de ander te overtuigen. Als er nog verschilpunten overblijven kunt u onderhandelen. Lukt dat niet dan kunt u altijd nog kijken of u zaken kunt afdwingen. Of u er nu uit komt of niet ga aan het einde van het overleg het gesprek samenvatten. Hierdoor is voor iedereen duidelijk wat er uit het gesprek gekomen is.