Hoe gebruik je de juiste gesprekstechnieken?

Als HR-medewerker moet je dagelijks belangrijke gesprekken voeren. Over bijvoorbeeld contracten, conflicten of het functioneren van medewerkers. Gesprekken lopen niet altijd even vlot of positief. Jouw reactie daarop bepaalt hoe het gesprek verder verloopt. Welke gesprekstechnieken zijn belangrijk om een gesprek weer op de rit te krijgen? Bekijk 6 belangrijke gesprekstechnieken om een gesprek bij te sturen.

Stel een vraag

Zorg er eerst voor dat je de intentie en boodschap van je gesprekspartner goed begrijpt. Vraag daarom om een toelichting als je niet zeker weet wat de ander precies bedoelt. Zo voorkomt je dat je mogelijk een negatieve invulling geeft aan het gesprek en op basis daarvan reageert, terwijl dat niet de intentie is van je gesprekspartner.

Luister

Uiteindelijk is een gesprek voeren tweerichtingsverkeer. Je zendt niet alleen informatie, maar luistert ook naar wat de ander te zeggen heeft. Vaak luisteren mensen maar half, en zijn ze vooral bezig met het voorbereiden van hun eigen reactie of ze denken aan andere dingen. Daarna proberen ze hun eigen visie op te leggen en hun gelijk te halen. Toch is echt luisteren, doorvragen en de boodschap doorgronden essentieel om tijdens conflictgesprekken en motiverende gesprekken een passende oplossing te vinden. Dit is dan ook een van de belangrijkste gesprekstechnieken. Meer over deze techniek lees je hier.

Herhaal de boodschap

Herhaal wat je gesprekspartner zegt en hou het dicht bij jezelf. Beschuldig de ander bijvoorbeeld niet van koppigheid of intimiderend gedrag, maar constateer hoe jij je voelt en vervang negatieve woorden door positieve. Bestempel het gesprek niet als ruzie, maar als discussie of debat. Zo plaats je de situatie in een ander licht en voelt de ander zich minder snel aangevallen.

Verleg de focus

Legt de gesprekspartner vooral de nadruk op persoonlijke eigenschappen? Probeer je dan vooral te focussen op de zakelijke aspecten van het probleem. Zo blijf je niet hangen in persoonlijke (en subjectieve) argumenten en kun je je in het gesprek beter concentreren op de feiten.

Ken de belangen van de ander

Verdiep je in de behoeften en belangen van de ander. Hier kun je bewust op inspelen. Heb je dezelfde belangen? Dan kun je sneller resultaten boeken. Als je de ander begrijpt, krijg je bovendien sneller aansluiting. Lijken de belangen verschillend, ga dan op zoek waar je elkaar kunt vinden.

Benadruk eerdere successen

Komt de samenwerking onder druk staan door een pittig gesprek? Refereer dan aan eerder behaalde successen tijdens een voorgaande samenwerking. Dat er een keer iets niet goed loopt, hoeft nog niet direct het einde van de samenwerking te betekenen.