Checklist: Het functioneringsgesprek

Organisaties zijn naarstig op zoek naar alternatieven voor het functioneringsgesprek. In tijden waar veranderingen elkaar in een razend tempo opvolgen, voldoet het traditionele functioneringsgesprek soms niet meer. Toch is het traditionele functioneringsgesprek nog steeds de meeste gebruikte manier waarop de leidinggevende en de medewerker met elkaar in gesprek gaan. In deze checklist leest u alles wat u moet weten voor een goed functioneringsgesprek.

Geef duidelijk aan wat voor een gesprek het is

Er is een wezenlijk verschil tussen een beoordelingsgesprek en een functioneringsgesprek. Een functioneringsgesprek is gericht op de toekomst. Natuurlijk komt het verleden aan bod, maar het doel is het verbeteren van de onderlinge samenwerking en het functioneren. Het beoordelingsgesprek is sterker gericht op het verleden en de uitkomst kan gevolgen hebben voor de rechtspositie van de werknemer. In een functioneringsgesprek is altijd sprake van tweerichtingsverkeer: werkgever en werknemer zijn gelijkwaardige gesprekspartners. Maak duidelijk wat voor een soort gesprek het is.

Maak duidelijke afspraken

Een functioneringsgesprek levert vaak een goed beeld op van wat er leeft onder de werknemers. Mocht er uit het gesprek naar voren komen dat er structurele problemen zijn, dan kan de leidinggevende die meteen aanpakken. Ook kan hij het gedrag van de werknemer waar nodig bijsturen. Bovendien kunnen de loopbaanontwikkeling en de toekomstplannen van de medewerker aan bod komen. Maak duidelijke afspraken over de frequentie en inhoud van functioneringsgesprekken. De werknemers moeten weten wanneer en hoe vaak zij gesprekken kunnen verwachten, en hoe zij zich dienen voor te bereiden. Ook is het praktisch om de procedure van het gesprek van te voren te bepalen. Het schriftelijk vastleggen van de gemaakte afspraken biedt alle partijen houvast

Maak gebruik van een vragenformulier

Een vragenformulier kan een goede manier zijn om het functioneringsgesprek te structuren. Als de leidinggevende gebruikmaakt van een vragenformulier in de voorbereiding, dan is het belangrijk om goed na te denken over de inhoud van deze lijst. Onderwerpen die aan bod kunnen komen zijn bijvoorbeeld het functioneren van de werknemer, maar ook dat van de leidinggevende. De loopbaanperspectieven van de medewerker, de onderlinge samenwerking, de sfeer op de werkvloer en de arbeidsomstandigheden zijn ook belangrijke gespreksthema’s.

Stel de werknemer op zijn gemak

Een functioneringsgesprek kan best spannend zijn voor de werknemer. Het is daarom verstandig om hem eerst op zijn gemak te stellen. De leidinggevende kan dat doen door het doel van het gesprek nog eens te herhalen en de agendapunten met de werknemer doornemen. Het is vervolgens belangrijk dat de werknemer eerst aan het woord is en zijn visie kan geven. Het gesprek draait per slot van rekening om hem, en dus moet hij ruim de kans hebben om zijn mening over zijn functioneren te geven. De leidinggevende doet er goed aan om het gesprek regelmatig samen te vatten, zodat er geen misverstanden kunnen ontstaan.

Maak afspraken

Het ingevulde vragenformulier of de vooraf opgestelde agenda kunnen de leidraad voor het gesprek vormen. Nadat de werknemer zijn visie op de aard, voortgang, inhoud en het niveau van zijn werkzaamheden heeft gegeven, is het de beurt aan de direct leidinggevende. Deze kan ook ingaan op de manier waarop de werknemer deze taken uitvoert en het gedrag dat hij daarbij laat zien. Het product van het gesprek is doorgaans een verbeteringsvoorstel: een aantal afspraken waaraan beide partijen zich zullen houden.

Zorg voor veiligheid

Een goed gesprek kenmerkt zich door een sfeer van veiligheid, openheid en vertrouwen. De werknemer moet het gevoel krijgen dat er naar hem wordt geluisterd en dat zijn mening ertoe doet. De leidinggevende kan zich het beste afwachtend opstellen en de werknemer aan het woord laten, maar hij moet wel doorvragen als het nodig is. Ook moet hij regelmatig samenvatten en vragen of hij het goed begrepen heeft. Op deze manier kan hij onduidelijkheden en misverstanden zoveel mogelijk voorkomen. Kritiek geven gebeurt het liefst in duidelijke bewoordingen en zonder al te veel gedraai. En heel belangrijk: benoem ook wat goed gaat!

Zet gesprekstechnieken in

Het functioneringsgesprek kan een probleem- of oplossingsgerichte focus hebben. Wanneer de leidinggevende kiest voor een probleemgerichte aanpak, laat hij door middel van stevig doorvragen de werknemer zelf duidelijk maken wat nu precies het probleem is. Pas daarna beginnen de gesprekspartners met het gezamenlijk verzinnen van een oplossing. Voordeel van deze aanpak is dat het draagvlak creëert, omdat de werknemer zelf heeft meegedacht over de oplossing. Bij het oplossingsgerichte gesprek, waarbij de deelnemers direct beginnen met het bedenken van oplossingen, is dit minder het geval. Deze aanpak is wel sneller en meer actiegericht. Meer weten over gesprekstechnieken? Volg de Training Selectiegesprekken. Daar komen verschillende technieken naar voren die u ook voor het voeren van functioneringsgesprekken kunt gebruiken.

Maak een evaluatie van het gesprek

Stel het maken van een verslag van het gesprek niet te lang uit. In dit verslag staan de gemaakte afspraken en een evaluatie van het gesprek. Te lezen valt bijvoorbeeld of de ingebrachte agendapunten zinvol waren en of de gespreksprocedure adequaat was. En er kan in een conclusie beschreven worden of beide partijen tevreden waren over de uitkomst van het gesprek. Geef de werknemer ook een verslag van het gesprek en laat hem dit ondertekenen.

Bron: HR Kennisbank