5 tips om betere ontwikkelgesprekken te voeren

Sommigen noemen het POP-gesprekken, in andere organisaties spreken ze van planningsgesprekken, toekomstgesprekken of ontwikkelgesprekken. Het gaat om belangrijke gesprekken die goed voorbereid moeten worden om het juiste effect te bereiken. Positieve ontwikkelgesprekken leiden namelijk tot gelukkige, gemotiveerde, goed presterende en groeiende medewerkers!

Toch vinden sommige leidinggevenden het lastig om dit soort gesprekken te voeren. Veel managers hebben bijvoorbeeld wel geleerd hoe ze een goed functioneringsgesprek moeten voeren, maar weten niet wat de spelregels rondom ontwikkelgesprekken zijn. Als HR-medewerker kun je leidinggevenden helpen door ze een checklist te bieden, zodat ze aan de hand daarvan de kwaliteit van hun gesprekken kunnen verbeteren.  

Wat is een ontwikkelgesprek?

Bij een ontwikkelgesprek focus je niet op het functioneren van de medewerker en oordeel je nergens over. Je kijkt meer naar de ontwikkeling van de medewerker. Je begint bij een gewenst toekomstbeeld en bespreekt met de medewerker wat hij moet doen om dit te bereiken. Wat zijn de wensen en ambities van de medewerker? Ontwikkelgesprekken leiden tot betrokken medewerkers, die langer trouw blijven aan hun werkgever. Daarnaast dragen goede ontwikkelgesprekken bij aan groei en innovatie binnen je organisatie. Bekijk de tips hieronder om goede ontwikkelgesprekken te voeren.

• Bereid het gesprek goed voor

Nodig de medewerker op tijd uit, zo’n twee tot vier weken van tevoren en lees je goed in over de functieomschrijving van de medewerker. Vraag medewerkers om zich voor te bereiden op het ontwikkelgesprek en stuur belangrijke instructies. Laat de medewerker zichzelf tenslotte evalueren.  Wat zijn de belangrijkste kwaliteiten en valkuilen? Vergeet niet om als leidinggevende ook gesprekspunten aan te dragen. Denk aan opleidingsmogelijkheden binnen de organisatie.

• Voer een goed gesprek

Pak niet gelijk de regie in een ontwikkelgesprek met een medewerker. Het is beter om vooral de medewerker te laten praten. Het gaat uiteindelijk zijn of haar toekomst, waar hij of zij verantwoordelijk voor is. Als de medewerker zélf dingen inziet, werkt dat bovendien beter dan wanneer jij iets oplegt.

• Stel de juiste vragen

Probeer het gesprek te sturen door de juiste vragen te stellen. Vraag bijvoorbeeld naar de doelen van de medewerker, waar hij nu staat en hoe hij verder wil komen. Andere goede vragen tijdens een ontwikkelgesprek zijn bijvoorbeeld: op welke momenten ben je trots op jezelf?

• Maak concrete afspraken

Sluit het ontwikkelgesprek af met heldere afspraken. Wat zijn de wederzijdse verwachtingen en welke doelen hebben jullie geformuleerd? Maak ook afspraken over de middelen die de medewerker nodig heeft, zoals feedback, een training, opleiding, bepaalde materialen of coaching.

• Volg ontwikkelgesprekken op

Plan een vervolggesprek in om de voortgang te bespreken. Zo kun je blijven monitoren of de juiste actie wordt ondernomen. Het is handig om ontwikkelingsgesprekken regelmatig te voeren. Ontwikkeling is namelijk een ongoing proces. Schrijf jouw eigen actiepunten in je agenda, zodat je ze op tijd uitvoert.

Wil je werken aan jouw gespreksvaardigheden? Schrijf je in voor de training selectiegesprekken voeren.