Als HR-professional is het belangrijk goed voor ogen te hebben wat de procedure is als een werknemer uit dienst gaat. Nadat een werknemer zijn ontslag genomen heeft, of ontslagen is, moet u nog allerlei zaken regelen. Bijvoorbeeld het uitkeren van het laatste loon, inclusief het resterende vakantiegeld, het actualiseren van de administratie en het organiseren van een eventueel afscheid. In deze checklist staat waar u rekening mee moet houden als een werknemer de organisatie verlaat.
De opzegtermijn
U hebt in de eerste plaats te maken met de opzegtermijn. Wanneer kan de werknemer uit dienst. Let op, de opzegtermijn hangt af van de lengte van het dienstverband. Bij een dienstverband tot 5 jaar geldt een opzegtermijn van 1 maand. Is de duur van het dienstverband tussen de 5 en 10 jaar, dan is er sprake van een termijn van 2 maanden. Bij een dienstverband van 10 tot 15 jaar is de opzegtermijn 3 maanden. Het is mogelijk om een langere opzegtermijn af te spreken, maar dan moet de opzegtermijn voor de werkgever wel altijd minstens 2 keer zo lang zijn als de termijn voor de medewerker. De laatste werkdag wordt de opzegdag genoemd. Deze dag moet tegen het einde van de maand zijn, tenzij anders afgesproken in de cao of arbeidsovereenkomst.
Belastingdienst
Als het dienstverband van een medewerker eindigt, moet u dat melden bij de Belastingdienst. Dat kan door in de aangifte loonheffingen een datum einde inkomstenverhouding in te vullen. Zijn er door dit ontslag geen andere werknemers meer werkzaam, dan moet de Belastingdienst daar binnen een maand van op de hoogte zijn. Er moet dan aangifte gedaan worden over het tijdvak waarin nog wel loonheffing inhouden werd.
Vakantiedagen
Uiteraard heeft de medewerker nog recht op zijn laatste salaris. Heeft de werknemer een overschot aan vakantiedagen, dan mag hij deze voor het eind van zijn dienstverband opnemen. Als hij dat niet kan of wil, dan moet de werkgever de vakantiedagen uitbetalen. Let er ook op dat u eventuele lopende onkostenvergoedingen stopzet. Denk bijvoorbeeld aan een reiskostenregeling of thuiswerkvergoeding.
Pensioen
Werknemers kunnen na beëindiging van hun dienstverband hun opgebouwde pensioen meenemen naar een pensioenregeling bij hun nieuwe werkgever. De werknemer kan het pensioen ook laten staan, tenzij het om een klein pensioen gaat. Kleine pensioenen (tot 474,11 euro per jaar) worden automatisch toegevoegd aan het pensioen dat wordt opgebouwd bij de nieuwe werkgever. Blijft de werknemer bij dezelfde bedrijfstak werken en is deelname aan een pensioenregeling verplicht in die bedrijfstak? Dan loopt de pensioenopbouw door bij hetzelfde pensioenfonds. Informeer de werknemer over zijn pensioen.
Getuigschrift
Veel werknemers willen een getuigschrift hebben. Het is verplicht deze dan op te stellen. Vermeld hierin in ieder geval de arbeidsduur per dag of week, de duur van het dienstverband en welke werkzaamheden de medewerker verricht heeft. U mag, als de medewerker daarom vraagt, ook aangeven in welke mate u enthousiast over hem was. Ook de reden van het ontslag hoeft niet per se vermeld te worden. Vergeet niet het getuigschrift te ondertekenen.
Gegevens bewaren
Als de werknemer uit dienst is, komen er geen nieuwe gegevens van hem binnen. De oude gegevens moet u wel bewaren. Zijn persoonlijke gegevens, zoals kopij van het paspoort of de ID-kaart moet u vijf jaar bewaren. De salarisadministratie moet u tot 7 jaar na de beëindiging van het dienstverband bewaren. Dat bepaalt de Belastingdienst.
Bedrijfseigendommen
Er zijn ook nog een aantal praktische zaken waar u rekening mee moet houden. U moet de werknemer er bijvoorbeeld op wijzen de eigendommen van het bedrijf in te leveren. Dit zijn bijvoorbeeld zijn mobiele telefoon, laptop, de toegangspas van het bedrijfspand, maar ook zijn leaseauto en toebehoren zoals kentekenbewijs, sleutels en tankpas. Let er ook op dat u de wachtwoorden en inlogcodes verandert die toegang geven tot het alarmsysteem van het bedrijfspand en tot gevoelige informatie.
Als u alle zaken hebt geregeld, kunt u afscheid nemen van uw werknemer.
Bron: HR Kennisbank