Checklist Exitgesprek

Het vertrek van een werknemer is vaak een gemis voor de organisatie: met hem of haar verdwijnt ook de opgebouwde kennis en ervaring. De werknemer kan om uiteenlopende redenen ontslag nemen, maar als het verband houdt met uw organisatie is het nuttig om zijn specifieke beweegredenen te weten. Mogelijk kunt u dan het een en ander verbeteren, en daarmee voorkomen dat u meer goede werknemers verliest. De meest efficiënte manier om de reden van vertrek van werknemers te achterhalen, is door een standaardprocedure voor exitgesprekken op te stellen. Waar moet u op letten?

Waarom een exitgesprek?

Exitgesprekken geeft u meer inzicht in de reden van vertrek van werknemers. Ook kunt u achterhalen hoe de werknemer het werken voor uw bedrijf heeft ervaren. De gesprekken geven meestal een goed beeld van wat er speelt onder werknemers, waardoor u belangrijke verbeterpunten binnen de organisatie kunt ontdekken. Vervolgens kunt u gericht arbeidsvoorwaarden en werkomstandigheden verbeteren. Probeer niet de werknemer alsnog te overtuigen om te blijven tijdens een exitgesprek. Daarvoor is het exitgesprek niet bedoeld.

Voordelen

Uiteraard kunt u ontevredenheid onder werknemers ook op andere manieren achterhalen. Het voordeel van een exitgesprek is dat de werknemer vaak openhartiger is, omdat hij weggaat. Hij hoeft dan niet meer bang te zijn dat het geven van zijn mening de relatie met leidinggevenden of collega’s schaadt. Daarnaast verlaat de werknemer de organisatie vaak met een beter gevoel als hij nog eens rustig kan praten over zaken die hem dwarszitten.

Nadelen

Tijdens het exitgesprek bent u eigenlijk te laat met het signaleren van problemen. Voor andere werknemers kan het nog verschil maken als u actie onderneemt naar aanleiding van het exitgesprek, maar voor de vertrekkende werknemer is dat al te laat. Het is daarom belangrijk om te proberen zo veel mogelijk ongenoegens al in een eerder stadium te ontdekken, bijvoorbeeld tijdens functioneringsgesprekken.

Interviewer

Het is soms moeilijk om een geschikt persoon te vinden om het exitinterview te houden met de vertrekkende medewerker, zeker in kleine organisaties. Het is niet gebruikelijk dat de werkgever of direct leidinggevende het interview houdt: veel medewerkers durven dan toch niet helemaal eerlijk te zijn over wat hen dwarszit. Het gesprek levert waarschijnlijk de beste informatie op als u als HR-professional de gesprekspartner bent. Overweeg om een OR-lid uit te nodigen bij het exitgesprek. Het is immers ook belangrijk voor de ondernemingsraad om inzicht te krijgen in de redenen van vertrek van medewerkers.

Vrijwillig

U kunt een werknemer die ontslag neemt nooit verplichten tot een exitgesprek. Dit is ook niet zinvol: als iemand tegen zijn zin bij een exitgesprek zit, is het de vraag of hij echt openhartig is of überhaupt de waarheid spreekt. Gaat de werknemer ermee akkoord om een exitgesprek te houden, dan staat het hem uiteraard vrij om op sommige vragen geen antwoord te geven.

Procedure

Exitgesprekken zijn het meest efficiënt als hiervoor een standaardprocedure bestaat in uw organisatie. Zorg dat u met elke vertrekkende werknemer een exitgesprek voert, niet alleen met een willekeurige selectie. In een standaardprocedure neemt u onder andere op wanneer u het gesprek inroostert, hoe u de vertrekkende werknemer op de hoogte stelt, welke vragen u stelt en hoe u antwoorden documenteert en vergelijkt. U krijgt de meest bruikbare informatie als u de werknemer vooraf uitlegt wat het doel is van het gesprek en wat er met de informatie gebeurt. Daarnaast is het belangrijk dat degene die het gesprek voert zich verdiept in de functie en loopbaan van de vertrekkende medewerker.

Standaard vragenlijst

U kunt tijdens het gesprek het beste gebruik maken van een standaard vragenlijst. Zo voorkomt u dat u belangrijke vragen vergeet te stellen. Daarnaast kunt u de resultaten van verschillende exitgesprekken dan beter met elkaar vergelijken. Zorg dat in ieder geval de volgende zaken ter sprake komen:

• de functie, werkzaamheden en verantwoordelijkheden van de werknemer;
• de arbeidsvoorwaarden;
• de doorgroei- en promotiemogelijkheden;
• omstandigheden en sfeer op de werkvloer;
• stijl van leidinggeven;
• collega’s;
• de belangrijkste reden of redenen van vertrek.

Door het gebruik van een standaard vragenformulier weet u zeker dat u verschillende gesprekken goed met elkaar kunt vergelijken.

Beste moment

Het kan best lastig zijn om het gesprek op het juiste moment te plannen. Houd in ieder geval rekening met de volgende zaken:

• Plan het gesprek niet te kort voor het eind van het dienstverband.
• Houd het gesprek niet onmiddellijk nadat de werknemer zijn ontslag heeft ingediend, maar geef hem enige tijd ter voorbereiding.
• Let erop of de werknemer nog vakantiedagen opneemt voor zijn vertrek.

Valt het echt niet goed te plannen, vraag dan of de werknemer in zijn vrije tijd het gesprek wil houden. Vaak is hij hier wel toe bereid om zijn dienstverband ‘goed’ af te sluiten.

Vertrouwelijk

Het is van belang dat je vertrouwelijk omgaat met informatie uit exitgesprekken. Het is niet de bedoeling dat een werknemer irritaties over collega’s of een leidinggevende uit de doeken doet, en dat vervolgens iedereen dat te horen krijgt. Daarnaast mag u informatie uit exitinterviews nooit gebruiken in uw beoordeling van andere werknemers. Niet alleen is dit vervelend voor de vertrekkende werknemer en de betrokken collega’s, maar mensen worden ook wantrouwiger voor exitinterviews. Vertrekkende werknemers zijn dan minder snel bereid een openhartig gesprek te houden. Maak daarom duidelijk dat het exitgesprek vertrouwelijk is. Zo krijgt u meer waardevolle informatie.

Bron: HR Kennisbank