Bewaartermijn personeelsdossiers: wat zijn de regels?

Zodra je personeel hebt, heb je de wettelijke verplichting om personeelsdossiers te bewaren. Maar wat is nu precies de bewaartermijn van een personeelsdossier en wat moet HR hiermee? Sommige onderdelen moet je bijvoorbeeld na 4 weken weggooien en anderen moet je 7 jaar bewaren. In dit artikel lees je meer over de bewaartermijnen van de meest voorkomende gegevens in het personeelsdossier.

Wettelijke bepalingen omtrent de bewaartermijn van personeelsdossiers

Een personeelsdossier bestaat uit verschillende documenten. Denk aan sollicitatiebrieven, de arbeidsovereenkomsten en functioneringsgesprekken. Hoelang je persoonsgegevens mag bewaren, is afhankelijk van de aard van de persoonsgegevens. Volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) mag je persoonsgegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor ze verzameld zijn. Er zijn een paar aantal wettelijke bepalingen die een minimum bewaartermijn voorschrijven voor bepaalde onderdelen van het personeelsdossier. Hieronder vind je de belangrijkste wettelijke bewaartermijnen voor je personeelsadministratie:

• Salarisadministratie: 7 jaar bewaren
• Loonbelastingverklaringen: 7 jaar bewaren
• Kopie identiteitsbewijs: 5 jaar bewaren
• Gegevens over arbeids- en verblijfsvergunning: 5 jaar bewaren (Vreemdelingenwet)
• Arbodossier: 20 jaar na einde dienstverband, einde functie of einde blootstelling
• Verzuimdossier: 2 jaar na afronding verzuim (Wet Verbetering Poortwachter)

Onderdelen van het personeelsdossier

Voor de verschillende onderdelen van het personeelsdossier gelden andere richtlijnen over hoe lang je de persoonsgegevens mag bewaren. Bekijk ze hieronder.

Persoonsgegevens van sollicitanten mag je maximaal 4 weken bewaren. Met toestemming van de sollicitant kun je deze 4 weken uitbreiden tot 1 jaar. Het gaat hier bij om: sollicitatieformulieren of -brieven, CV’s, referenties, schriftelijke communicatie met de sollicitant, getuigschriften, verklaring omtrent gedrag (VOG). Maar ook zaken als psychologisch onderzoek en assessments.

Persoonsgegevens van werknemer in dienst: 2 tot 20 jaar

• Arbeidsovereenkomst: 7 jaar
• Kopie identiteitsbewijs: 5 jaar
• Loonbelastingverklaring: 5 jaar
• Verklaring arbeids- en verblijfsvergunning: 5 jaar
• Functiebeschrijving: 2 jaar
• Arbodossier: 20 jaar na de beëindiging van het dienstverband, einde functie of einde blootstelling. Is er een arbodienst of bedrijfsarts ingeschakeld? Dan zijn zij verantwoordelijk voor de bewaarplicht van het dossier.

Up-to-date houden

Werkgevers zijn verplicht om zelf te zorgen dat het personeelsdossier goed is bijgewerkt. Daarom kun je elk kwartaal, jaar of elke vijf jaar de gegevens checken. Zijn de gegevens verouderd? Dan moet je direct verwijderen. Voor andere onderdelen uit het lopende personeelsdossier kun je deze richtlijn aanhouden:

• Verslagen functioneringsgesprekken: 2 jaar
• Verslagen beoordelingsgesprekken: 2 jaar
• Opleidingscertificaten: 2 jaar
• Communicatie met werknemer: 2 jaar
• Gegevens over klachten en waarschuwingen: 2 jaar (langer bij zware vergrijpen) 
• Gegevens uit het re-integratietraject: 2 jaar

Tijdens de re-integratie van een zieke werknemer mag je alleen de gegevens verzamelen die noodzakelijk zijn voor de re-integratie. Daarnaast moet je de medewerker informeren over de gegevens die je verzamelt en bewaart. De gegevens uit het re-integratiedossier moet je tot 2 jaar na het afronden van het re-integratieproject bewaren. Wil je meer weten over de aanvullende regels rondom de bewaartermijn van het personeelsdossier? Bekijk dan deze checklist:

Wil je meer weten over de AVG dan biedt HRM Academy de Cursus Omgaan met privacy aan. Meer informatie vind je hier.