Functieprofielen en competenties

Functieprofielen zijn een beschrijving van de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden per functie. Daarmee is het voor iedereen in de organisatie duidelijk wie waar op aangesproken kan worden. Bij competentieprofielen staan er ook nog de vereiste competenties in die nodig zijn om de functie goed uit te kunnen voeren. Competenties bestaan uit de expertise en de vaardigheden. Wilt u als organisatie sturen op resultaten dan ontkomt u er niet aan om ook op de competenties te sturen. We noemen daarom competenties dan ook het ‘hart’ van HR.

Competenties

Competenties worden gebruikt bij werving en selectie, bij het beoordelen, belonen en ontwikkelen van medewerkers. Hoe beter de match tussen de functie en het beschikken over de juiste competenties, hoe makkelijk de organisatie de missie en strategische doelen kan halen.

Functieprofielen

Een functieprofiel bevat de werkzaamheden, vereisten waar een kandidaat aan moet voldoen en doelstellingen voor de functie. Een functieprofiel opstellen doet u niet pas zodra u een vacature hebt, maar kan op ieder gewenst moment. Denk niet alleen na over individuele functies, maar ook over de samenstelling van uw personeel binnen een afdeling of het gehele bedrijf. De functiebeschrijving en het competentieprofiel beschrijven gedetailleerd wat een specifieke functie inhoudt. Bekijk hier de tips als u hiermee aan de slag gaat.

1. Een functiebeschrijving vertrekt vanuit de vraag: ‘Wat moet de medewerker doen?’ Koppel de lijst van taken en verantwoordelijkheden die bij een specifieke functie horen met uw gewenste resultaten. Dat maakt het veel gemakkelijker om tijdens een evaluatiegesprek de resultaten met de medewerker te bespreken.
2. Het competentieprofiel beschrijft het profiel van een medewerker die een bepaalde functie uitoefent. Met andere woorden: wat moet de medewerker kennen en kunnen? En welke attitude is cruciaal om het werk goed uit te voeren?’
3. Houd het aantal competenties in een profiel beperkt tot maximaal zo’n 7. Overschrijd nooit de 10. Zo voorkomt u dat alles even belangrijk lijkt en medewerkers het gevoel krijgen dat ze een soort supermensen moeten zijn. Het dwingt u bovendien te bepalen welke competenties echt essentieel zijn.
4. Als u ervoor kiest om competentieprofielen op te stellen, kan het nuttig zijn een competentieboek te raadplegen. Daarin staan voorbeelden van de beschrijving van de competenties. Er zijn er verschillende in de handel.
5. Om competenties meetbaar te maken, vertaalt u ze het best naar gedragsindicatoren die je kan observeren in de praktijk. Een gedragsindicator is een beschrijving van gedrag dat aantoont of iemand een competentie bezit. Zorg dat de indicatoren meetbaar en objectief zijn. Ze moeten voor de medewerkers herkenbaar zijn.
6. U kunt starten met het bepalen van enkele kerncompetenties die gelden voor al uw medewerkers. Deze competenties sluiten nauw aan bij de missie en visie van de organisatie. Het zijn vaak algemene competenties, zoals samenwerken, communiceren, respect, inzet en klantgerichtheid.
7. Maak competenties met voorbeeldgedragingen op verschillende niveaus (beginner, operationeel, tactisch en strategisch). Bepaal de startcompetenties per functie. Wat heeft een startende medewerker minimaal nodig heeft om aan de functie te beginnen. Soms is een diploma vereist. Zet bij de startcompetenties ook het vereiste diploma.
8. Als u meer wilt weten, volg dan een training over dit onderwerp. Stuur voor meer informatie een email: info@hrmacademy.nl