Met ingang van 2024 moeten werkgevers met 100 of meer werknemers de werknemersmobiliteit van hun hele organisatie jaarlijks bij de overheid rapporteren. Het gaat zowel om woon-werkverkeer als om zakelijk gereden ritten bij de CO2 registratie. Op basis van aan te leveren gegevens van het aantal gereisde kilometers, uitgesplitst naar soorten vervoermiddel en brandstof, rekent de overheid uit wat de CO2-uitstoot is. Naar aanleiding daarvan kunnen werkgevers plannen maken om hun werknemers- mobiliteit te verduurzamen. In deze checklist zetten we de aandachtspunten voor registratie voor u op een rij.
Kijk of u moet rapporteren
Elke organisatie met 100 of meer werknemers moet rapporteren. Een werknemer is in dit geval iemand met een arbeidsovereenkomst (vast, tijdelijk of oproep) of publiekrechtelijke aanstelling van 20 uur of meer per week. Aanvullend geldt:
- gedetacheerden die zijn ingeleend tellen niet mee, gedetacheerden die zijn uitgeleend wel;
- uitzendkrachten tellen niet mee, tenzij er in het contract met het uitzendbureau een uitzendbeding staat;
- werknemers die in het buitenland wonen, maar in Nederland werken, tellen wel mee;
- vrijwilligers tellen niet mee.
Bepaal het aantal werknemers
Om het aantal werknemers te bepalen, telt u alle werknemers van alle vestigingen binnen Nederland bij elkaar op die onder hetzelfde KvK-nummer in het Handelsregister zijn vermeld. Heeft een organisatie meerdere KvK-nummers, dan moet er een rapportage komen per KvK-nummer. Vestigingen buiten Nederland tellen niet mee. Peildatum is 1 januari van het rapportagejaar.
Geen vergoeding geen rapportage
U hoeft bij de CO2 registratie niet te rapporteren als u geen financiële vergoeding aan de werknemers geeft voor woon-werkverkeer of zakelijke mobiliteit en daarvoor ook geen OV-vervoersbewijs of vervoermiddel (zoals personenauto, fiets, scooter, brommer of motor) verstrekt. U moet wel rapporteren als reiskosten worden vergoed, direct of indirect – via bijvoorbeeld een cafetariasysteem of individueel keuzebudget.
Vergeet niet voor 30 juni te rapporteren
Uiterlijk op 30 juni van een jaar moet u de gegevens over het vorige kalenderjaar doorgeven. Het eerste jaar waarover dat moet is 2024. Dat moet gebeuren voor 1 juli 2025, via een speciaal formulier op rvo.nl. Dat is de website van de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland. Tot die tijd kunnen organisaties al vrijwillig meedoen. Ook organisaties die niet onder de rapportageverplichting vallen, kunnen vrijwillig meedoen met de CO2 registratie.
Pas het administratiesysteem aan
Het kan zijn dat het eigen administratiesysteem eenmalig moet worden aangepast. Doe dat dan vóór 1 januari 2024, het begin van het eerste verplichte rapportagejaar.
Splits de werknemersmobiliteit uit
U moet de totale werknemersmobiliteit per kalenderjaar uitsplitsen naar vervoermiddel /brandstof en naar de wijze van beschikbaarstelling. Er zijn verschillende soorten vervoersmiddelen zoals een benzine auto, een diesel auto, een hybride auto, openbaar vervoer, benzine motor, enz. Geef aan of er een leaseregeling of een eigen wagenpark is of dat werknemers kilometer kunnen declareren. In de arbeidsovereenkomst staat dit meestal omschreven. Fietsen of e-bikes die werknemers hebben aangeschaft via de werkkostenregeling – bijvoorbeeld via een fietsenplan – zijn geen ‘fiets van de zaak’, maar privé-eigendom van de werknemer. Die tellen niet mee. Voor carpoolers worden de kilometers verdeeld over het aantal werknemers die gezamenlijk rijden.
Reken ook het openbaar vervoer mee
Voor één vervoersmiddel hoeft niet het aantal kilometers per kalenderjaar in de CO2 registratie ingevuld te worden: de zakelijke ritten per openbaar vervoer. Dan volstaat het totaalbedrag in euro’s aan vergoede reiskosten. De tool van de overheid rekent dan zelf uit om hoeveel kilometers dat gaat. Voor het woon-werkverkeer per openbaar vervoer moeten wel de kilometers per jaar worden opgegeven.
Gebruik de tool van het RVO
Op basis van de ingevoerde cijfers berekent de tool van de RVO wat de bijbehorende CO2-uitstoot is. Daar krijgt de werkgever een rapportage van. Die geeft inzicht in de duurzaamheid van de mobiliteit en is voorzien van tips hoe het beter kan. Het Ministerie van Verkeer en Waterstaat telt de rapportages van alle organisaties jaarlijks op en krijgt zo inzicht in de CO2-uitstoot van alle zakelijke ritten en woon-werkverkeer.
Let op controle van de regionale omgevingsdienst
De ingevoerde gegevens worden automatisch beschikbaar gesteld aan de regionale omgevingsdienst in de gemeente van de hoofdvestiging van de organisatie. Jaarlijks controleert de omgevingsdienst of de gegevens tijdig en goed zijn ingediend. Bewaar de onderliggende administratie van uw rapportage. Als de regionale omgevingsdienst komt controleren, is het makkelijker aan te tonen hoe u tot de ingevulde getallen bent gekomen.
Bron: HR kennisbank