Maak een doelgroepanalyse

Voordat u een notitie, beleidsstuk of brief gaat schrijven, bedenk wat de kern is van wat u wilt zeggen. Maar ga er niet zonder meer vanuit dat wat HR belangrijk vindt te vertellen ook interessant is voor uw lezers. Bij het schrijven van een notitie, beleidsstuk of brief is het daarom verstandig vooraf een doelgroepanalyse te maken. Schrijf gericht een beleidsstuk. De nieuwe reiskostenvergoeding is misschien voor iedereen belangrijk, maar de kinderopvangregeling gaat vooral collega’s met kleine kinderen aan. Een bepaalde boodschap moet u soms op verschillende manieren brengen.

Een analyse van de doelgroepen

Een doelgroepanalyse maakt u aan de hand van vijf vragen. Hierdoor krijgt u de lezer beter in beeld. Wat weten, willen, vinden, voelen of kunnen uw lezers? En waarin verschillen ze van u? We lopen de verschillende vragen langs.

Weten: wat weten ze al van het onderwerp en welke opleiding hebben ze? hoger opgeleiden kunnen langere zinnen en teksten aan.

Willen: welke informatie willen ze: hoofdlijnen, achtergronden, feiten en meningen en hoe willen ze aangesproken worden? (toonzetting)

Vinden: hoe staan ze tegenover het onderwerp: geïnteresseerd, onverschillig, afkeurend, positief .

Voelen: hebben ze vooroordelen over het onderwerp en hoe kijken ze tegen u aan als schrijver en/of de HR-afdeling?

Kunnen: wat voor teksten kunnen uw lezers aan: lengte, al of niet ingewikkelde schema’s, abstractieniveau? Ook directieleden lezen liever zinnen van 15 woorden dan van 35 woorden.

Als u een analyse heeft gemaakt gaat u aan de slag met het beleidsstuk of rapport. Wilt u beter leren schrijven, volg dan de training over beleidsstukken schrijven.